• 2022.08.17
  • タレントマネジメント
  • 人材育成

1on1ツールとは? 比較ポイントや必須機能、目的別の選び方、導入メリットを解説

1on1ツールとは? 比較ポイントや必須機能、目的別の選び方、導入メリットを解説

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上司と部下のコミュニケーションを増やし、成長を促すために行われる1on1ミーティングは、もはや一般的になりつつあります。しかし、いざ導入しても実施に課題を感じている企業も多いといいます。そんな中、1on1ミーティングをより効果的に行うためのサポートツールが増えてきました。

そこで当記事では、1on1ツールを導入するメリット、必須機能、比較ポイントなどについて解説します。1on1をより効率的に実施したい、もっと効果を高めていきたいという担当者は、ぜひご活用ください。

目次(タップして開閉)

1on1ツールとは?

1on1ツールとは、1on1ミーティングの実施を支援するツールです。面談スケジュールの設定や話したことの記録管理など実施に伴う業務を効率化します。また、面談テーマやアジェンダの共有などでミーティング時間がより効果的になるようにサポートします。

1on1ツールの利用形態

1on1ツールの多くは、クラウドシステムです。ツールを利用することによって、より効率的かつ効果的に、部下の成長を促すことにつながります。料金形態は、使用する人数によって変わるものや月に決められた金額を支払うものなど、さまざまです。

そもそも1on1ミーティングの目的とは

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で話す場のことで、従来の面談と異なり、人事評価や業務の管理ではなく、部下の成長をサポートするのが目的です。多ければ毎日、少なくとも毎月など、基本的には高い頻度で実施します。コミュニケーションの活性化や信頼の構築、エンゲージメント向上などのメリットがあります。

1on1ツールの注目が高まる理由

1on1ツールの需要が高まっている理由を3点ご紹介します。

1on1運用上の課題解決のため

さまざまなメリットにより、1on1ミーティングを始める企業が増えているものの、多くの課題が発生しているのが実情です。

1on1の課題例
・忙しくてミーティングの時間をつくれない
・何を話したらいいかわからない
・いまいちどんな効果があるかわからない

以上の理由から継続が難しく、なし崩し的に実施されなくなることもあるといいます。また、本来の目的である部下の成長にもつながっていないケースもあるといいます。そこで1on1の適切な実施をサポートしてくれるツールが注目されています。

オンライン1on1をサポートするため

また、リモートワークの浸透によって、1on1をオンラインで行う機会も増えてきました。ところが実際に対面して話すのと比べて、部下の様子や感情を把握しにくいという悩みが出てきています。これまでと同じやり方では上手くいかないということで、1on1ツールが必要とされているようになり始めました。

HRテックの進歩と普及

HRテック(人事業務に関わるITサービス)の進歩と普及も1on1ツールへの注目が高まる背景として考えられます。どんな企業でも簡単に人材に関するデータを管理・分析して、人事評価、育成、採用などに活かせるようになりました。その一環として、1on1もツールによって効率化しようという流れが進んでいます。

1on1ツールを導入するメリット

さまざまなメリットがあるものの、運用に課題を抱えている企業が多い1on1。1on1ツールを導入すると企業や従業員にとって、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

1on1のスケジュール管理が楽になる

1on1ツール導入によってミーティングのスケジュール調整がしやすくなります。

1on1を実施するには、部下のスケジュールを確認しつつ、上司が自分の予定とも照らし合わせて日程を調整する必要があります。しかも、それを毎週から毎月と繰り返すため、じわじわと負担が積み重なっていきます。

さらに1on1は通常業務より優先度を落とされがちで、後回しにされやすいです。その結果、なかなか続かなくなっていってしまいます。

1on1ツールには効率的に予定を合わせるための機能があるため、スケジュール管理が楽になり、1on1を楽に確実に実施できるようになります。

1on1の質を上げる

1on1ツールはミーティングの質を高めるのにも役立ちます。

1on1の内容は特に決められていません。業務の話からプライベートまで、その時々によって話題はさまざまです。多くの場合、話題や会話の進め方は上司に任されています。部下とのコミュニケーションに慣れているなら、そこまで問題ないでしょう。

しかし、慣れていないと何を話したらいいかわからず、盛り上がらないことが多いです。そうすると距離も縮まらず、部下の成長にもつながりにくくなります。1on1を完全に上司任せにしてしまうと、人によって内容と効果にバラつきが出てしまうのです。

1on1ツールは内容や会話の進め方をサポートする機能もあり、安定して1on1を実施できるようになるのを助けます。

1on1の結果を振り返りやすくなる

1on1ツールは面談内容の記録などで継続的な実施を支援します。1on1は継続的に実施することによって効果を発揮します。

上司と部下が定期的に時間を取って会話するだけでも、一定の効果はあるでしょう。しかし、成長を促すという意味だと実施するだけでは足りないかもしれません。

1on1では、現状にどんな課題があるのかを見つけ、どう改善したか見ていくことが重要です。しかし、普通に実施していると、前回の1on1で何を話したか忘れてしまうこともよくあります。

1on1ツールを使えば、毎回のミーティング内容を記録し、その内容を見返して評価や目標管理に活かすこともできます。ただ部下と話すだけでなく、しっかり振り返りを行うことで、より成長を促進できるでしょう。

1on1ツールを導入するデメリットや注意点

1on1ツール導入には注意が必要な企業もあります。特に、これまで1on1を積極的にやっていなかった企業は以下の点に留意するといいでしょう。

業務量が増加する可能性

これから1on1を始める企業の場合は、上司の業務量は確実に増えます。話すべき内容を把握したうえで、スケジュールを管理しなければなりません。単純に毎月もしくは毎週1時間ほど1on1のために確保する必要があります。

上司にスキルアップが求められる

1on1の質の向上には1on1ツールだけでなく、上司のスキルアップも欠かせません。コーチングやフィードバックのスキルなど別途研修を行うのも一つの手です。

費用対効果を確認する

1on1ツールを利用するにはコストがかかるので、それに見合った効果が見られているのか確認する必要があります。

料金は4万円程度のものから10万円を超えるものまで、製品によってさまざまです。

利用人数によって料金が変動する形態もあるので、必要最低限の利用人数を見積もっておきましょう。そして導入前の工数と比較し、どれだけ工数が減るのか、人材育成にどのような効果があったのか測る指標を設けておくとよいです。

長期的に効果を見る

1on1ツールや1on1そのものの効果は短期間では出ません。部下のモチベーション向上につながったり、その効果を収集・分析するのには時間がかかります。

ツールを導入するなら、どのような状態となったら効果が出たと見なすのか、ゴールを明確にするといいでしょう。同時に社内で1on1の仕組みを整備していくべきでしょう。

1on1ツールの機能

1on1ツールに備わっている主な機能を紹介します。

日程調整カレンダー

ミーティング日程を調整するためのカレンダーは1onツールの基本的な機能です。いくつか候補日を抽出して提案したり、逆に部下から日程のリクエストを送れるツールもあります。

毎週金曜の15時など定期的に決まった日程は自動で登録したり、時間が近くなったらリマインドしてくれる機能などもあると便利です。

ツール独自のカレンダーを使用するものと、Googleカレンダーなど外部のサービスと連携するものがあります。自社で使っているスケジュール管理ツールに合わせて選ぶとよいでしょう。

面談のフォーマット作成

1on1ツールには、流れや最低限は話しておきたい内容をフォーマットにして、現場のマネージャーに共有する機能もあります。

必ず話すべき内容が決まっていないからこそ、完全に話題を個人任せにすると、何を話せばいいか迷ったり、人によって内容にバラつきが出たりしてしまいます。それを防ぐために、ある程度は内容をフォーマット化しておくと、1on1の実施に慣れていなくてもスムーズに話せるようになるでしょう。

事前アンケート

事前の準備に役立つのが1on1ツールのアンケート機能です。1on1で部下とうまく話せないのは、準備不足が原因かもしれません。

あらかじめ部下から悩みなどをアンケートで聞いておくことで、それにどう答えるか考えてから1on1に臨めます。また、無駄なやりとりを減らして1on1の時間を短縮し、密度を濃くすることにもつながるでしょう。

ミーティング内容の記録

1on1ツールの必須機能といえるのが、記録管理です。

1on1の頻度が月1回程度だと、前回に何を話したか意外と忘れてしまうものです。毎回それを思い出すところから始めていると、1on1の時間が無駄になってしまいます。だからこそ、話した内容のメモやオンラインミーティングの録画を残しておくことが大切です。

個人で記録を残していると、どこに保存していたかわからなくなってしまうこともよくあります。しかしツールに記録しておけば、過去の分まで簡単に振り返ることができます。

フィードバックの送信

1on1を実施したあとに、上司から部下へ話した内容に対するフィードバックを送れる機能も1on1tツールにはあります。

部下の成長を促すためには悩みを聞くだけでなく、今後どうするかにつなげることが大切です。メールやチャットではなく1on1ツールを通してフィードバックを送ることによって、ミーティングの日時や内容とひもづけて記録できるため、あとから見返しやすくなります。

上司に対して1on1の進め方に関するフィードバックを送ることも可能です。

目標の管理

1on1ツールを利用して目標管理をすることもできます。

1on1は主に現状の悩みや課題と今後の行動について話す場であり、部下の成長をサポートするという目的があります。そのため目標管理との関係性は非常に深いです。

人事評価との連動

1on1ツールを活用した1on1は、人事評価の助けとなります。ノーレイティングなど新しい評価手法では、1on1のような定期的な振り返りの機会が重視されています。

1on1は人事面談とは異なり、評価を目的とした場ではありません。しかし、部下について知る機会ではあるため、そこで話した内容が評価に影響するのも事実です。数字でわかる業務の成果とは別に、部下の行動や姿勢に対する評価は、1on1の内容を参考にすると判断しやすくなります。

1on1で部下の考えや行動を細かく把握したうえで評価を伝えたほうが、部下の納得度も高まるでしょう。また1on1の実施記録が社内で共有されていると、その部下と直接コミュニケーションをとることが少ない人事や経営者も参考にできます。

 実施状況の分析

1on1ツールは上司と部下の間だけでなく、人事や経営者が現場のマネージャーを管理するためにも使われます。

1on1を現場のマネージャーに任せっきりにすると、1on1の実施状況や内容はブラックボックス化しやすいです。そうすると実は定期的に実施していない、部下とうまくコミュニケーションがとれていないという事実が判明することがあります。

1on1ツールで組織全体の実施状況を確認できていれば、人事担当者や経営者のサポートが得られる可能性があります。

1on1ツールで解決可能な課題

1on1ツールには、1on1の実施を効果的に行える機能が備わっていることがわかりました。続いて、1on1ツールの導入によって、どのような課題を解決できるのか解説します。

現場のメンバーが忙しい

1on1ツールで忙しさそのものを解消することはできません。しかし、各種機能を利用することによって効率的な運用を実現します。

1on1を継続していくうえで、最初の壁になるのが上司と部下それぞれの忙しさです。業務の合間を縫って、毎月や毎週に1時間ほど確保するのは、なかなか大変なもの。その結果、1on1の実施がどんどん後回しにされてしまうことがあります。

1on1ツールでスケジュール調整を楽にしたり、短い時間でも密度の濃い1on1を実施できるようにしたりすることは可能です。それによって忙しい中でも確実に1on1を継続していけるようになるでしょう。

従業員が1on1に慣れていない

1on1を始めた企業が忙しさの次に直面しやすいのが、何を話したらいいかわからない、話が盛り上がらないという課題です。

人事面談であれば、目標の進捗状況など話すべき内容がある程度決まっているので上司もやりやすいでしょう。

一方で、1on1には決められた内容がないため、不慣れな場合は話題に迷ってしまいがちです。逆に話が盛り上がったとしても雑談ばかりで、核心に迫れていないケースもあるでしょう。

部下自身も慣れていないと、本音を話しにくいでしょう。1on1ツールには話す内容をフォーマット化する機能があるため、慣れるまで決まった型に沿って進めやすくなります。

1on1の結果を活かせていない

1on1ツールは面談の質を高めるのに効果的です。

1on1で、部下とも上手く話せていると感じているものの、効果が感じられないというケースもあります。それは結果を活かすための仕組みが整っていないからかもしれません。

1on1は、部下とのコミュニケーションを増やして関係性を深めるだけでも、一定の効果はあります。しかし、成長を促すという目的につなげるには、話した内容を活かすための行動が必要です。また1on1は目標管理や人事評価との関係も深いです。独立した取り組みとしてではなくほかの人事業務と連動させた方がよいでしょう。

1on1ツールを使えば、話した内容を記録して振り返り、今後の目標設定や評価に活かしやすくなります。本人の許可を得て、面談内容を人事担当者や経営者にも共有することで、さらに活用の場が広がるはずです。

1on1ツールの選び方【導入目的別】

最適な1on1ツールの選び方を導入目的ごとに紹介します。

1on1の実施を効率化したいなら

1on1の日程調整など面倒な作業を楽にしてくれる1on1ツールを選びましょう。

なるべく現場の負担を減らして、1on1を効率的に実施したい場合はなおさらです。1on1で話したい内容を事前に聞いておけるアンケート機能なども、効率化につながります。

一方で、あまり多機能なツールを選ぶと、現場のマネージャーが使い方を覚える必要があり、逆に負担がかかってしまうこともあります。そのため、まず1on1を確実に実施することから始めたいのであれば、シンプルな1on1ツールを選ぶとよいかもしれません。

1on1の質を向上させたいなら

フォーマットの作成など1on1の進行をサポートしてくれる1on1ツールを重視しましょう。

1on1での会話が盛り上がらない、担当者によって内容にバラつきがあるといった課題を抱えている場合が当てはまります。話した内容を記録して振り返ったり、本人の許可を得て社内で共有して別のマネージャーや人事担当者からアドバイスを受けるのも改善につながります。

ツールの活用支援の一環として、1on1の内容に関する相談まで乗ってくれそうな企業を選ぶというのも一つの手かもしれません。

1on1の内容を分析して活用したいなら

会話の内容や実施状況を分析する機能が備わっている1on1ツールを重点的に見るとよいでしょう。

1on1を実施しているが効果が感じられない、結果を活かせていないといった課題を抱えている場合が当てはまります。その結果を活用していくために、どれくらい目標管理や人事評価とも連携できるかも重要です。この場合は、1on1単体をサポートするツールよりも、人事業務全般をサポートしてくれるツールのほうが合っているかもしれません。

1on1ツールの比較ポイント

いくつか1on1ツールの候補を選定したうえで、比較する際のポイントを解説します。

課題に合った機能があるか

1on1ツールにもさまざまな種類があり、それぞれ搭載している機能は異なります。一番に重視すべきは自社の課題を解決できそうな機能があることです。

大は小を兼ねると考えたくなりますが、機能が増えるほど料金や使いこなすための負荷もかかります。なるべく必要な機能だけが備わっていた方が、コストパフォーマンスとしては優れているでしょう。

どんな機能が必要かイメージがつかない場合は、サポートと相談したり、トライアルで試すのも一案です。

誰でも直感的に操作できるか

1on1ツールは人事部や一部の部署だけが使うものではありません。各部署のマネージャーとその部下など多くの従業員が利用する可能性があります。

企業や部署によってはITツールを使うのに慣れていないマネージャー層もいるかもしれません。そのため誰でも直感的に操作できるUIになっていることが重要です。

使いにくいツールを選んでしまうと、操作方法を人事が毎回教えたり、質問に答えたりする手間が発生してしまいます。

ほかのツールとの連携も可能か

1on1ツールを比較する際は、カレンダーやビデオ通話アプリ、人事評価システムなど、ほかのツールと連携機能もチェックしておきたいポイントです。

特に現在利用中のツールがあるなら、連携は必ず確認しましょう。

連携が難しい場合、使い方に関する研修を行う必要性や管理が二度手間になる可能性があります。

反対に現在ほとんどITツールを導入していないなら、一つ事足りるような多機能なツールを選んでもよいかもしれません。

料金プランは柔軟か

1on1ツールがうまく活用できるかどうかは、実際に使ってみないとわからない部分があります。そのため最初は導入する範囲を絞って、試験的に運用するのがおすすめです。

しかし、1on1ツールには基本的に最低利用人数が設定されています。さらに1ユーザーごとに料金が加算されるサービスもあれば、10ユーザーなどの単位が決まっているサービスもあります。

機能も最初は何が必要か判断しにくいため、機能が少ない廉価版から始めて、必要に応じてアップグレードできると理想的です。料金プランが柔軟なサービスを選ぶと、導入時のコストを抑えられます。

1on1ツールはどんな企業に必要?

業種や規模を問わず、あらゆる企業にとって1on1ツールは役立つでしょう。これから1on1を導入する企業はもちろん、より効果を高めたい企業、運用に課題を抱えている企業にも向いています。

1on1を効果的に実施できれば、従業員のエンゲージメントと心理的安全性を高められる可能性があります。一人ひとりが会社に愛着を持ち、自分の考えを素直に発言できるようになれば、生産性の向上にもつながるでしょう。エンゲージメント施策に取り組む企業においても1on1ツールは有効です。

さらにリモートワークを推進している企業や、従業員数が年々増加している企業、上司と部下や同僚との関係性が希薄になりつつある企業は、ツールを活用して1on1に力を入れたほうがよいかもしれません。

1on1ツールを活用してより効率的に

1on1ミーティングとは、部下の成長を促すために、上司と部下が1対1で話す場のことです。上手く活用すれば、部下のモチベーションや業務の生産性を高められるため、多くの企業が導入しています。

一方で、現場のメンバーが忙しい、何を話せばいいかわからない、といった理由で1on1を満足のいく形で実施できていない企業もあります。そのため、日程調整を効率化したり、内容の分析や振り返りをしやすくしたりする、1on1ツールが注目を浴びています。

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