ひとり人事に多い悩みや課題｜解消策と採用効率化のヒントを紹介

ベンチャーやスタートアップ、中小企業などは、1人で人事業務を行う「ひとり人事」も少なくありません。

ひとり人事には「どのように業務を進めればよいかわからない」「ひとり人事の業務を効率化しなければストレスが溜まってしまう」など悩みを抱える人もいるでしょう。

そこで当記事では、ひとり人事に多い悩みや課題にスポットを当て、業務負荷を軽減したり、効率化したりする方法や、ひとり人事ならではのメリットを最大化するためのヒントをご紹介します。

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ひとり人事とは？

「ひとり人事」とは、組織や企業における人事業務を1人で担当することです。

大企業における人事部門体制は通常、複数のメンバーで構成され、さまざまな人事業務を分担します。しかし、ひとり人事ではこれらの業務を1人で進めなければなりません。

そもそも人事の仕事内容とは

そもそも人事は、採用活動や労務管理、福利厚生など、多岐にわたる業務を担う部門です。具体的な人事の仕事内容は、以下の表の通りです。

ひとり人事を抱える企業の特徴と傾向

ひとり人事は、中小企業や成長期のベンチャー企業、スタートアップ企業などの規模の小さい会社組織でよく見られます。

特にスタートアップ企業は、事業を成長させている段階で、採用に注力していることが多いでしょう。採用活動においては、一般的に「採用戦略」「採用計画」を立てる必要があります。

戦略を立案する際は、経営層と連携して企業のビジョンを明確にしなければならず、通常の人事業務の範囲を超えた業務を1人で担わなければなりません。

そのため、ひとり人事は幅広い知識と経験が求められます。

ひとり人事で得られるメリット

ひとり人事では人事部門が担う業務をたった1人で遂行しなければならず、大変さもありますが、得られるメリットもあります。

それぞれのメリットについて解説します。

すばやく意思決定できる

ひとり人事は、人事に関する決定を迅速に行うことができます。複数のメンバーがいると、調整が必要な場面も多々あるでしょう。

しかし、ひとり人事ならほかの人の意見を待つことなく、一つひとつの判断やプロセスを素早く決められます。また、新しい施策をすぐに試せるのもメリットといえるでしょう。

自身の裁量で仕事を進められる

ひとり人事は、担当者の裁量で仕事に取り組めるため、必要に応じて自由に業務の優先順位やスケジュールを変えられます。

また、自身のアイデアや方針を直接実行に移せるため、仕事の達成感やモチベーションを上げやすいこともメリットです。

幅広い業務経験ができる

多岐にわたる人事業務を一手に担うことで、幅広い業務経験を積めるため、スキルと知識を習得できます。ひとり人事はキャリア形成において非常に価値のある経験となることも多く、転職の際に有利になるでしょう。

全体像を把握しやすい

人事業務全般を1人で担当するため、各部門のつながりや全体像を理解しやすくなります。

そのため、企業全体の人事戦略を立てやすいことがメリットの一つです。また、企業全体の方向性や変化にも臨機応変に対応しやすくなるでしょう。

コストが削減できる

人事業務を1人に担当してもらうことで、企業全体として人件費や管理コストを削減できます。

採用媒体や企業規模にもよりますが、一般的に1人あたりの採用には100万円前後のコストをかけている企業もあるといいます。

複数のメンバーで構成される人事部門では、人件費や部署のスペースを確保するコストがかかるでしょう。ひとり人事の場合、これらのコストを最小限に抑えられます。

ひとり人事が抱えやすい悩み

さまざまなメリットがあるひとり人事ですが、一方でひとり人事ならではの「抱えやすい悩み」もあります。主なデメリットを5つご紹介します。

業務内容を教えてもらえない

ひとり人事の場合、幹部や役員が直属の上司となることもめずらしくありません。

上司が人事業務に詳しくないと、業務内容を教えてもらえず、自分自身で経験を積むしかない状況に立たされる可能性があります。

ときには上司に業務を教えなければならないシーンもあるかもしれません。そうすると、業務遂行に手間や時間がかかってしまうことが考えられます。

相談相手がいない

ひとり人事は、相談する相手がおらず、悩みを1人で抱えなければならないことも少なくありません。人事担当者としては、従業員の相談に乗るのも業務の一環と考える人もいるでしょう。

人事業務は従業員の個人情報を扱うことも多いため、悩みや困ったことがあっても、なかなかオープンに発信できず、孤独を感じることもあるでしょう。

代わりがいない

何か問題が生じたり、体調不良などで休みたかったりしても、代替手段が少ない環境であることもひとり人事が抱える悩みの一つです。

人事は広範囲で複雑な業務といえます。特に法律関係や高度な分析、戦略立案など、専門的な知識と経験が必要な領域で代わりの者がいないのは、悩みの一つでしょう。

業務負担が大きい

1人ですべての人事業務を担当するため、業務負荷が大きくなることは避けられません。これにより過労やストレスが溜まり、長期的にはパフォーマンス低下や健康問題を引き起こす可能性があります。

また、人事施策の一環として働き方改革を実施している企業では、ほかの部署の従業員が働きやすさを感じる一方で、ひとり人事だけは手続きなどに追われ、これまで以上に業務の負担が増えてしまうことも考えられるでしょう。

さらに日々の業務に忙殺され、長期的な人事戦略の策定や組織開発に向けた取り組みがおろそかになることもあるかもしれません。

人的エラーが発生しやすい

仕事の量が多く業務負荷が大きくなればなるほど、ミスが発生する可能性が高まります。特に採用や給与計算、法律遵守など重要な業務での失敗は、企業に大きな影響を及ぼすかもしれません。

複数メンバーで構成される人事部門なら、ダブルチェックなどでエラーを未然に防止できるでしょう。しかしひとり人事の場合そのような対応ができないため、人的エラーが発生しやすくなってしまうのです。

【業務別】ひとり人事が直面しやすい課題

ひとり人事は、配属直後から1人で多岐にわたる業務に取り組まなければなりません。業務ごとにさまざまな課題に直面することもあるでしょう。

ひとり人事が抱えやすい業務ごとの課題をご紹介します。

就業規則の作成における課題

労働基準法第89条にのっとり、常時10人以上を雇用する企業は就業規則を作成する義務があります。

就業規則は、労働法や雇用法、会社のビジョンなどに基づいて作成するため専門的な知識が必要です。また、従業員が納得できるような公平で適切な内容となっているかを考えて確認しなければなりません。

ひとり人事ではこれらの調査や作成、調整をすべて自己で完結させる必要があり、大変な労力と時間を必要とします。

従業員の採用における課題

採用活動は時間とリソースを大量に消費します。履歴書のスクリーニングや面接の調整・実施、内定者のフォローアップなど、1人ですべてを行うのは大変な労力となるでしょう。

また、求職者とのコミュニケーションやブランディングなど、適切な人材を引き寄せるための戦略を考えるのも重要であるため、とても1人ではまかないきれないという課題があります。

新人教育や社員研修における課題

効果的な教育や研修プログラムの設計と実施には専門的な知識やスキルが必要です。また、教育の効果を最大化するためには、それぞれの従業員のニーズやレベルに応じたカスタマイズも行わなければなりません。

育成に関する計画の企画立案から、実施や評価まで担当するひとり人事のケースでは、かなり困難な業務を抱えてしまいます。

勤怠管理における課題

勤怠管理は、時間管理や有給休暇の管理、残業時間のチェックなど、細部にわたる作業が必要です。これらすべてを1人で行うことは時間的にも精神的にも負担となってしまうでしょう。

また、近年はテレワークを導入している企業も多く、在宅で仕事をしている従業員の勤務時間を把握するのもひとり人事では大変な負荷といえます。

従業員数が多いほど、ひとり人事の負担という課題は大きくなりがちです。

労務管理における課題

法規制の遵守や賃金計算、社会保険手続き、労働安全衛生の管理など、労務管理には高度な知識と注意力が必要です。さらに、働きやすい職場環境整備におけるリスク回避も考えなければなりません。

従業員数が多かったり、多様な働き方を推進していたりすると、労務管理は特に困難です。労務問題が発生した場合の対応も、1人で対処しなければならないことも課題といえます。

評価制度の構築における課題

公正で効果的な評価制度を取り入れるためには、深い洞察力と経験が必要になるでしょう。また、従業員が理解し、納得できる制度にするためのコミュニケーションも重要です。

ひとり人事の場合、評価制度に関連した相談は、社長など直接経営層と進めることが多いでしょう。評価制度の構築には時間と労力がかかることが想定されます。

評価制度は従業員エンゲージメントや定着率にもかかわるため、ほかの業務と並行しながら構築するのは非常に難しいでしょう。

ひとり人事を成功に導くヒント

ひとり人事はメリットもある反面、悩みや課題を多く抱えることもも少なくありません。そこで、ひとり人事を成功させるためのヒントを7つご紹介します。

社内コミュニケーションを強化する

ひとり人事では、組織全体の情報を集め、適切な意思決定を行わなければなりません。

そのため、社内コミュニケーションの活性化が重要です。定期的に従業員と会話することで、彼らの意見や悩みを把握し、それに対応するための戦略を策定しやすくなるでしょう。

また、他部署とのコミュニケーションを強化すると、採用のヒントを得られることもあります。

自社で働くメリットや、どのようなことにやりがいを感じているかなどをヒアリングして知れると、採用したい人物像が見えてくるでしょう。

アウトソーシングを活用する

一部の専門的な業務や時間がかかる業務は、アウトソーシングを活用するのも一案です。

たとえば、採用や新人教育・研修、法務関係の業務、給与計算などを外部のサービス提供者に委託すれば、自身の負担を軽減できるだけでなく、専門的なサポートが得られます。

すべてを委託するのが不安なら、最終的なチェックだけは自分で責任を持って行うようにするとよいでしょう。

経営陣に協力を求める

ひとり人事の成功は、経営陣の理解と協力が不可欠です。

社長をはじめ取締役に、昨今の採用活動でも重視される企業のビジョンづくりのほか、採用や研修などに協力してもらうと、ひとり人事の業務負荷を軽減できるでしょう。

また、人事評価の評価基準の策定は、経営陣の考えなしでは進められないことが多いでしょう。

経営層との良好なコミュニケーションを維持し、必要なリソースや支援を得るためには、自身の役割や必要な支援を明確に伝えることが重要といえます。

社外の人事担当者と関係を築く

他社の人事担当者との関係を構築するのも、ひとり人事を成功に導くヒントといえます。同職のネットワークは、新たな視点や情報を得るための有効な手段となるからです。

課題や解決策を共有し、お互いに助け合うこともできるでしょう。人事のための交流会や、SNSなどのコミュニティに参加してみるとよいかもしれません。

自己啓発と継続的学習を実施する

人事業務は常に変化し、新たな課題が生じます。そのためひとり人事では、自身で情報を更新し、新たなスキルを習得することが重要です。

セミナーや研修、eラーニングなどを活用しながら、自己啓発や継続学習を習慣化することも、ひとり人事を成功させるポイントといえるでしょう。

健康とワークライフバランスを保つ

ひとり人事は業務ボリュームも多く、ほかの人に悩みを相談しにくいこともあり、ストレスが多い職務です。そのため、自己管理を入念に行わなければなりません。

健康的な生活習慣を維持し、必要な休息を取ることで、長期的にパフォーマンスを維持できるでしょう。なかなか難しいと感じるかもしれませんが、まずは自己管理を意識することが大切です。

クラウドシステムを導入する

クラウドベースの人事・労務管理システムを活用することで、日々の業務を効率化し、時間を節約できます。システムやツールは、採用や、勤怠管理、給与計算、パフォーマンス管理など、多岐にわたる煩雑な人事業務を整理するのにも役立ちます。

ひとり人事の業務を効率化するシステム

ひとり人事が抱える煩雑な人事業務を効率化するには、システムの導入・活用がおすすめです。ひとり人事におすすめのシステムを4つご紹介します。

採用管理システム

採用管理システムは、採用プロセスを効率化し、自動化するためのツールです。

候補者の情報を一元管理し、履歴書のスクリーニングや面接のスケジューリング、通信の追跡、フィードバックの管理などを自動化します。これにより、人事担当者はより質の高いタスクに集中でき、採用プロセス全体をスムーズに進められるでしょう。

スカウト代行サービス

スカウト代行サービスは、スカウトメールを代わりに送ってくれるサービスです。

自社でダイレクトリクルーティングを実施する場合、人事担当者は採用したい人材にスカウトメールを送らなければなりません。

スカウト代行サービスは、企業が求める人材を代わりに探し出し、スカウトメールの文面作成やメールの送信を行ってくれます。これまで、メール文面の作成や候補者の抽出作業に時間をかけていたひとり人事にとって役立つサービスといえるでしょう。

採用アウトソーシング

採用アウトソーシングは、採用活動全体または一部を専門の外部組織に委託するサービスです。

採用戦略の設計から、応募者のスクリーニング、面接、選考、内定までのプロセスを代行してくれるため、採用にかかる膨大な時間や労力を減らせます。

アウトソーシングを利用することで、人事担当者は自社の組織開発や社員の育成、評価など、ほかの重要な人事業務に注力できるでしょう。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、従業員データを管理するだけでなく、従業員情報をもとに人材育成や人事評価と目標管理、人材配置などさまざまな業務を一元管理できるのが特徴です。

タレントマネジメントシステムを導入し、上手に活用できると、アンケートの自動化による従業員エンゲージメントの向上や従業員の定着化と離職率の低減、適材適所の人材配置やリーダーの育成などさまざまな施策の実行が円滑に進められるでしょう。

さまざまな施策の効果が発揮されると、ゆくゆくは組織全体の競争力の強化や経営目標の達成につなげられるでしょう。

まとめ

ひとり人事は、多岐にわたる人事業務を1人で担うことを指します。

ひとり人事を行う場合、本来複数のメンバーと分業する採用や研修、労務管理、評価、組織開発などを1人で遂行しなければならず、ひとり人事ならではの課題に悩まされてしまうかもしれません。

もしすべての業務を1人で行う場合、ミスが発生したり、心身ともに疲労が溜まってしまったりといった問題も発生するでしょう。たった1人で人事業務を担うことには限界があるのです。

効率的にひとり人事を行うためには、経営陣の協力を得るほか、アウトソーシングを活用したり、クラウドシステムを導入したりすることを検討しましょう。

当記事でご紹介した効率化のヒントを活かし、自社に合った解決策を講じることをおすすめします。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。