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一元化/一元管理とは? メリットや方法、効率化のポイントを紹介

「一元化」の意味とは? 情報管理・マネジメントに役立つ一元化の事例や方法

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一元化や一元管理とは、企業で経営資源にかかわるさまざまな情報を、集約して管理することです。一元化によってデータを探す手間や労力が省け、正確なデータを把握でき、経営戦略に活かすこともできるでしょう。

しかし、複数の部署で共有すべきデータを、特定の部署やチームがそれぞれで管理していると管理が煩雑になり、正しいデータが把握できず、情報共有が滞るケースも少なくありません。

そこで当記事は、一元化とは何かを解説しながら、一元化で得られるメリットやデメリット、進め方のポイントもご紹介します。経営戦略を検討する経営層はもちろん、企業内の情報を把握しておく必要がある人事担当者はぜひ参考にしてみてください。

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目次(タップして開閉)

    一元化(一元管理)とは?

    一元化とは、分散しているものを集約し、統一して管理することを指します。

    ビジネスにおける一元化のポイントは、集約した情報を活用して「管理」することまでを含みます。

    具体的には、すべての部署におけるデータを集約して統一された方法で管理し、過去のデータをいつでも好きなときに検索して確認できる状態にしておくことなどを指します。

    一括管理との違い

    一元化と混同しやすい言葉として、一括管理が挙げられます。

    一括管理は、各部署が管理するデータを1つにまとめる意味合いが強いです。各所に散らばったデータを一箇所に集約するという意味では、一元化と似ているでしょう。

    しかし一元化は、1つにまとめるにとどまらず、統一した方法で管理するという意味合いも含まれています。一元化と一括管理は、まったく同じ意味合いを持つ言葉というわけではないのです。

    一元化(一元管理)の対象

    一元化の対象は、ヒト・モノ・カネ・情報の経営資源が該当します。企業経営にかかわるさまざまなものが対象といえるでしょう。

    経営資源のさまざまな情報を集約させることで、データ分析ができるようになり、より実践的な経営戦略の計画に役立つでしょう。

    経営資源の一元化(一元管理)

    一元化に企業で取り組む場合は「ヒト・モノ・カネ・情報」という経営資源が対象です。

    経営資源に関するデータを一元化することで、経営判断を行う際や経営戦略を実行する際にもスムーズに進められるでしょう。

    まずは4つの経営資源を正しく理解するために、一つひとつ解説します。

    ヒト

    「ヒト」とは、会社が抱える人材のことです。

    経営目標に取り組んだり、企業の利益を生み出すために実際に動くのは従業員であるため、「ヒト」という経営資源を大切に扱い、活用することで業績にもよい影響が生まれるでしょう。

    多くの企業が抱えやすい人材不足や人材育成の課題を解決するためにも、まずはヒトを定着させたうえで適切な人事施策を実施することが大切です。

    また、ヒトを管理してマネジメントするためのツールを活用すると、適切な人事評価や適材適所の人材配置につながり、従業員のエンゲージメントやモチベーション向上にもつながるでしょう。

    モノ

    「モノ」には、顧客に向けた商品・サービスとしてのモノと、企業が保有する設備などを指すモノという2種類があります。

    無駄のない在庫管理や効率的な販売計画を実施するためには、在庫データや仕入れ状況を一元化し、社内の複数部署で正確で統一された在庫データを確認できる状態にしておくことが重要です。

    カネ

    企業が管理する「カネ」においては、経理に関するデータを一元化することで、効率化とコスト削減などが期待できます。

    会計システムと販売管理システムや勤怠管理システムを連携することで、経理業務を効率化できるでしょう。

    膨大な計算業務や確認作業の手間を省ければ、担当者にかかる負担も軽くなり、人件費の削減にもつながるはずです。

    人的ミスの減少も見込まれるため、正確な業務の遂行と企業に対する信頼性もアップする可能性があります。

    情報

    「情報」とは、顧客データや業務上のノウハウのことです。一元化によって、部署や従業員間で情報が連携できるようになるでしょう。

    すべての部署間でデータを共有できると、企業全体で統一感のある対応ができるはずです。複数の部署を横断したとしても、正しいデータを把握でき、的確な経営判断の役にも立つでしょう。

    一元化(一元管理)しやすいもの、しにくいもの

    一元化の進め方として、すべての経営資源を一気に一元化してしまうと、混乱が生じたり、トラブルのもとにもなりかねません。

    まずは優先順位をつけ、着手しやすいものから進める方法がおすすめです。

    経営資源の中には、一元化しやすいものとしにくいものもあるため、それぞれをご紹介します。

    一元化(一元管理)しやすいもの

    一元化しやすい経営資源は、

    ・データの中身が随時更新されるようなタイムリーな情報
    ・多くの従業員が必要とする情報
    ・数値や言語化できる情報

    などが挙げられます。

    従業員のスケジュールやタスク内容、営業データや売上管理データ、在庫管理データなどが挙げられるでしょう。また、従業員のスキルや資格などの情報も一元化する価値が高いといえます。

    特定の限られた従業員しか扱わないデータを一元化しても、あまり大きな影響はありません。

    そのため、一元化するデータに優先順位をつけるときは、全社的に活用するデータから始めるのがおすすめです。

    一元化(一元管理)しにくいもの

    一元化しにくい経営資源は、

    ・プライバシー管理が必要な情報
    ・特定の従業員しか扱わない情報
    ・数値化や言語化が難しい情報

    などです。

    特に顧客情報や従業員の個人情報の取り扱いには注意が必要です。

    全社的にデータを閲覧できるような状態で、万が一個人情報が漏えいしてしまった場合、大きな被害が発生するだけでなく、企業の信頼を損なう危険性もあります。

    無理に一元化しようとして、無駄なコストや運用の手間がかかって担当者の負担になっては本末転倒です。一元化するべき内容は社内でよく検討したうえで整理して進めましょう。

    一元化(一元管理)のメリット

    一元化によって得られるメリットには、どのような点があるのでしょうか。具体的なメリットを6つご紹介します。

    作業の効率化

    一元化するメリットの1つめは、業務フローや作業を効率化できることです。

    業務を進めるにあたって必要なデータをすぐに見つけられるため、情報収集の時間を短縮できます。

    情報を一元化すると、各部署それぞれで管理している複数のデータを確認する手間が省けるため、大幅な効率化につながるでしょう。

    また、情報が分散していると、それぞれの情報に対して情報管理者(運用責任者)を任命しなければなりません。一元化が実現すれば、最小限の人数で運用すればよくなります。

    生産性の向上

    一元化するメリットの2つめは、生産性の向上が期待できることです。

    さまざまな情報が一元化されていると、参照したい過去データや業務ノウハウが見つかりやすくなり、素早く業務に反映させられるため、組織全体として生産性を向上できるでしょう。

    生産性を上げられると少ない人員で業務をこなせるようになり、残業時間も短縮できるため、働き方改革にもつながるでしょう。

    生産性を上げることで、費用対効果も高くなるという好循環を生み出せることになるのです。

    離職率の低下

    一元化するメリットの3つめは、離職率の低下が挙げられます。

    一元化によって業務効率や生産性が向上すると残業時間が減り、コア業務に専念できることで、労働環境や業務そのものへの従業員満足度が上がりやすくなるためです。

    離職率が低下すると、空いた人員を埋めるための採用が不要となり、採用や教育にかかるコストや労力も減らせるでしょう。

    コスト削減

    一元化のメリット4つめは、管理コストや人件費など、さまざまなコストを削減できることです。

    それぞれの情報を別々で管理していると、電気代や運用費、人件費などがかかります。

    一元化によって情報を集約し、管理する手間や担当者を減らせるため、コスト削減につながるのです。

    また、一元化によるさまざまなメリットの結果として、コスト削減につながる場合もあるため、間接的にもコスト削減に作用してくれるでしょう。

    コミュニケーションの活性化

    一元化のメリットの5つめは、社内のコミュニケーション活性化につながることです。

    全社的に扱うデータを1つのシステムに集約させると、さまざまな部署やプロジェクトの状況が把握しやすくなり、垣根を超えたコミュニケーションのきっかけになるでしょう。

    一元化によって整合性の取れた正しい情報として管理できるため、複数の部署がかかわるプロジェクトの場合も、スムーズな連携が取りやすくなるはずです。

    適材適所の人材配置

    一元化のメリットの6つめは、適材適所の人材配置が可能になることです。

    一元化によって、部署の状況や従業員情報を管理できるため、適切な配置を検討する際に役立ちます。

    企業の従業員に関する情報を俯瞰(ふかん)して捉えやすくなるため、適材適所の配置だけでなく、配置転換や人材を異動することで影響が生じる関連部署への配慮もしやすくなるでしょう。

    一元化(一元管理)のデメリット

    一元化を行う場合、多くのメリットがありますが、デメリットも全くないわけではありません。どのようなデメリットがあるのか、具体的にご紹介します。

    システムの複雑化

    一元化するデメリットの1つめは、システム管理の複雑化が生じる可能性がある点です。

    システムを一元化することで、操作方法に変更があったり、情報が錯綜(さくそう)してしまったりすると、混乱が生じる可能性があります。

    その結果、一元化したシステムを使いにくいと感じてしまい、使用率が低下する場合もあるでしょう。

    システム管理の複雑化を避けるためには、すべての情報をやみくもに一元化するのではなく、一元化する情報を整理することが大切です。

    一元化の対象としてどこからどこまでを管理して、どの情報を個別に管理するのかを明確にしておきましょう。

    全従業員に責任が発生

    一元化するデメリットの2つめは、従業員が情報を扱う責任がともなうという点です。

    データを1つにまとめると利便性は高まりますが、さまざまな社内情報を扱うことになるため、厳重に注意して管理しなければなりません。

    大切な情報を扱うための責任感や意識を高めるために、研修やルールなどを設定する必要があるため、担当者には手間や労力がかかるでしょう。

    システムの導入コスト

    一元化するデメリットの3つめは、システムの導入や運用にコストがかかるという点です。

    一元化できるシステムは、一般的に最低でも数百万程度の初期費用がかかるといわれています。

    金銭的コストの負担が難しい場合は、一元化すべき経営資源がどれくらいあるかや、費用対効果を精査したうえで、導入すべきかどうかを再検討してもよいかもしれません。

    システムへの理解

    一元化するデメリットの4つめは、専用システムを導入する場合、システムの操作方法や活用方法などを理解しなければならない点です。

    運用担当者だけでなく、使用する全従業員が対象になり、統一されたルールを設定して守ってもらう必要があるでしょう。

    そのため、システムに関する説明や研修を行い、理解を深めてもらわなければいけない分、担当者に手間や労力がかかります。

    一元化(一元管理)のポイント

    一元化を進めるには、管理方法や活用方法について、押さえておきたいポイントがあります。ポイントを理解し、より効果的で安全な運用を目指しましょう。

    従業員の理解を得てから導入する

    一元化する場合、従業員の説明や共有をしっかり行いましょう。

    一元化によって得られるメリットが多くあるものの、個別で情報などを管理していた従業員にとっては大きな変化になるため、不安や抵抗感を感じるケースも少なくありません。

    一元化の目的やメリットデメリット、導入するシステムがどのようなものなのかを全体に共有し、理解してもらうことが大切です。

    セキュリティ対策を強化する

    一元化を進めるにあたって、セキュリティ対策を強化しましょう。一元化によって集約された情報の中には、重要な社内情報が含まれているものもあるはずです。

    さまざまなリスクを想定したうえで、厳重なセキュリティ対策を取っておくのが安心して活用するポイントといえるでしょう。

    社内情報を一元化(一元管理)する方法

    一元化する方法にはどのようなやり方があるのでしょうか。具体的に一元化に活用できるツールやシステムをご紹介します。

    ERP

    一元化できるシステムには、ERPが挙げられます。ERPは、Enterprise(企業) Resource(資源) Planning(計画)の頭文字を取った言葉で、日本語では「統合基幹システム」などと呼ばれます。

    ERPは企業が持つ経営資源を一元的に管理しながら、経営資源を適切に活用するための計画を立てるツールとイメージするとよいでしょう。

    一般的には、企業の経営資源として「ヒト・モノ・カネ・情報」にかかわる情報として、財務や会計、予算管理や生産管理、販売管理や在庫管理、人事関連の情報を集約できるものです。

    ERPを活用することで、経営資源におけるさまざまなデータから企業の状況を的確に把握でき、経営戦略の立案にも役立ちます。

    営業に関する一元化システム

    一元化できるシステムとして、営業に特化したい場合は、SFAやCRMが挙げられるでしょう。

    SFAは、Sales Force Automationの頭文字を取った言葉で、営業活動に関するさまざまな情報を集約することができます。

    CRMは、Customer Relationship Managementの頭文字を取った言葉で、顧客に関する情報を集約し、蓄積や分析なども行えます。

    日々の営業活動の詳細データや顧客データを把握しておくべきなのは、営業部だけではありません。マーケティング部門や製造部門、在庫管理部門などさまざまな部署が把握したうえで連携することが重要です。

    そのため、企業として商品の売り上げや顧客に関する情報を多くの従業員が把握しておきたいという場合は、SFAやCRMを全社的に活用するという方法もよいでしょう。

    人事に関する一元化システム

    一元化できるシステムとして、人事に特化したい場合は、タレントマネジメントシステムがおすすめです。

    タレントマネジメントシステムは、従業員一人ひとりのスキルや経歴などを集約しながら、人事評価や人材配置、人材育成や採用にも活用できるシステムです。

    従業員データだけでなく、目標の管理や評価まで管理することができるため、人事関連のデータを一元化することに役立ちます。

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    まとめ

    一元化や一元管理とは、複数のデータを1つにまとめて集約し、管理することを指します。

    一元化には

    ・作業の効率化
    ・生産性の向上
    ・離職率の低下
    ・コスト削減
    ・コミュニケーションの活性化
    ・適材適所の人材配置

    など、さまざまなメリットがあります。

    一方で、一元化によって

    ・システムの複雑化
    ・全従業員に責任が発生
    ・システムの導入コスト
    ・システムの理解

    といったデメリットが生じる可能性もあります。

    そのため、企業として一元化を進める場合は、一元化すべき経営資源を明確にし、さらに一元化しやすいものから始めていくとよいでしょう。

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