2022.08.10 2023.05.15
タレントマネジメント
人材管理

一元化/一元管理とは？メリットや方法、効率化のポイントを紹介

一元化とは？意味を解説

「一元化」とは、複数に分かれているものを統一して扱うこと。ビジネスでは、一元化したものを活用して管理することまで含む場合が多いです。昨今、注目度が増している考え方であり、経営をスムーズに行うヒントといえます。

具体的には、全部署のデータを統合して管理することや、過去のデータをいつでも好きなときに検索して確認できることなどを指します。

一括管理との違い

一元化と似た言葉に「一括管理」や「集中管理」などがあります。一括管理とは、あくまでもデータや情報を一か所にまとめて保管することです。一元化のように活用・管理方法までは言及していません。より高い業務効率性を目指すなら、社内データや情報を一元化するといいでしょう。

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経営資源の一元化

ビジネスにおいて特に一元化すべきなのは経営資源です。経営資源とは、ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の4つのことです。経営資源を一元管理すると、経営判断や人事戦略の実行がスムーズになるでしょう。

4つの経営資源について詳細をご紹介します。

ヒト

「ヒト」とは、会社が抱える人材のことです。企業の利益を生み出すのは各従業員の働きなので、企業力のアップに直結します。全従業員がストレスなく働ける環境づくりや採用活動の見直しを通して、人材に投資することが企業の義務といえるでしょう。

モノ

「モノ」とは、顧客に向けた商品・サービスのことです。また、企業が保有する設備なども「モノ」に含まれ、全部で2種類の意味があります。無駄のない在庫管理や販売計画を実施するために、在庫データや仕入れ状況を一元化することも重要です。

カネ

企業が管理する「カネ」も、一元化が必要です。会計システムなどの内容を改めることで、経理業務の煩雑さが改善されます。ケアレスミスの減少などにもつながり、正確な業務の実現と企業への信頼性アップが期待できるでしょう。

情報

「情報」とは、顧客データや業務上のノウハウのことです。全部署、全従業員でデータを共有すれば、企業全体で統一感のある対応ができるでしょう。複数の部署を横断したとしても、正しいデータを参考にできるため、的確な経営判断の役に立ちます。

経営資源（情報）を一元化する重要性

4つの経営資源の中でも特に、情報を一元化すると適切な経営判断の助けとなるでしょう。さまざまなメリットが期待できます。

一元化すべき情報とは具体的に、営業部が保有する顧客データや購買データ、業務ノウハウ、過去に使用していたプレゼン資料、商品に関する製品データなどです。いろいろな場所に散らばっていたデータを集約して適切に活用できれば、業務の効率化を進められます。

一元化しやすいもの、しにくいもの

社内の情報やデータをすべて一元化するとなると手間がかかります。まずは一元化しやすいものから取り組むといいでしょう。

一元化しやすいものは、全社的にリアルタイムで共有するべきデータです。具体的に見ていきましょう。

一元化しやすいもの

一元化しやすいデータの特徴は、データが日々更新されるリアルタイム性のある情報です。毎日内容が変わっていく授業員のスケジュールやタスク内容などが例に挙げられます。従業員のスキルや資格も随時更新されていくため、一元化する価値が高いでしょう。

また、「大多数の社員が必要とするもの」も一元化するとよいものです。特定の従業員しか使用しないデータを一元化しても、あまり意味はありません。できる限り、全社的に活用できるデータを扱うようにしましょう。

さらに「数値や言語であらわしやすいもの」であることも重要です。製品データや顧客データは、その代表です。

一元化しにくいもの

反対に一元化しにくいデータの特徴は、プライバシー管理が必要なものです。たとえば、各従業員や顧客、取引先相手の個人情報が一例です。もしも情報漏えいが発生したときに、大きな被害を出すリスクがあるので、一元化の判断は慎重に行いましょう。

また、数値化や言語化が難しいデータも、一元化しにくいデータといえます。運用方法に迷ったり、コストや手間がかからないよう、データの適合性はチェックしましょう。

一元化のメリット

データや情報を一元化すると数多くのメリットを期待できます。企業にとっての一元化のメリットをご紹介します。

情報検索の効率化

データを一元化するメリットは、業務に必要な情報を探す時間を短縮できることです。情報が一か所に集約されていれば、保管場所を探す手間が省けます。データベースで一元化する場合は、検索するだけで求めている情報がすぐに手に入るでしょう。

データの保管場所が一つにまとめられると、データ管理者を複数任命する必要もありません。データの管理者が部署ごとに複数いると、予期せぬトラブルの際の修正対応などに手間がかかります。管理者を最小限の人数に抑えれば、使いやすさが大幅にアップするでしょう。

生産性の向上

業務効率化による生産性の向上も、情報の一元化のメリットの一つです。データが一元管理されていないと、過去のデータやノウハウが埋もれてしまう可能性もあります。情報が一元化されている環境では、蓄積された過去のデータを参照すれば、想定以上の時間がかからないでしょう。

さらに業務効率化によって、残業時間を減らすことができれば人件費や光熱費もカットできる可能性があります。つまり、業務にかかる労力のコストと金銭面のコスト、両方を削減できるということです。そうすれば費用対効果が上がり、さらなる生産性の向上が期待できます。

離職率の低下

データを一元管理すると、離職率の低下にもつながります。業務効率化が進むと、従業員の働きやすさが促進されるからです。従業員同士のコミュニケーションも活性化され、風通しのよい職場へと変わっていくかもしれません。

従業員の定着率が安定すると、空いた穴を埋めるための採用コストも浮くため、さらなるコストカットが期待できます。新入社員の研修コストも削減できるので、既存の従業員も自分の仕事に集中できるでしょう。

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情報の一元化のポイント

情報を一元化する際、その管理方法にはポイントがあります。データの取り扱いには、細心の注意を払わないといけません。ここでは3つのポイントを取り上げます。

使いやすさを重視する

専用のツールやフォーマットを活用して、一元化の際にかかる労力をなるべく小さくしましょう。一元化されたシステムを全社的に定着させるためには、従業員たちがメリットを実感し続ける必要があります。

従業員の理解を得てから導入する

本格的に情報の一元管理を始める前に、全従業員に確認を取りましょう。従業員の中には、システムを変更することに対して抵抗感を覚える人もいるからです。従業員の人数だけ考え方があるため、それらを無視して新しい施策を実施することは推奨できません。これからどんなシステムを導入する予定なのか具体的に説明し、理解を得てから話を進めてください。従業員一人ひとりとしっかり向き合う姿勢を見せることで、自社へのエンゲージメント向上にもつながるはずです。

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セキュリティ対策を強化する

情報の一元化を行う際は、以前よりもセキュリティ対策に力を入れましょう。重要データを一か所にまとめて管理していると、一度攻撃を受けただけで多大な被害が出る可能性もあります。データ一元化前よりもセキュリティ対策のレベルを上げ、万全の状態を整えましょう。

社内情報・管理を一元化する方法

ビジネスにおいて一元化とは、複数に分かれているものを統一して管理・活用することです。複数の場所に散在していたデータを一か所に集約させることで、業務効率化を進められます。特に一元化に適した情報は、商品データや従業員のスケジュールなど、全社的に使用するリアルタイム性の高いデータです。また、従業員のスキルや目標などの人材情報も一元化すると便利です。集約した人材情報活かして人事評価の透明性を担保すれば、従業員の定着率の向上も期待できます。

一元化には専用ツールを

タレントマネジメントシステム『スマカン』は、手間をかけずに人材情報の一元化を実現するツールです。従業員のスキルや経歴をクラウド上に集約して可視化できるので、人事業務を効率よく進められるでしょう。自社の運用に適した項目設定などカスタマイズも自由です。多くの公的機関に支持されてきた実績があり、セキュリティ対策も安心です。

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