職能資格制度とは？メリット・デメリットと職務等級制度や役割等級制度との違いも解説

職能資格制度とは、個人の能力に応じて待遇が決まる等級制度のひとつで、日本でもさまざまな企業で取り入れられている人事評価制度です。

しかし、職能資格制度は運用が難しく、場合によっては従業員の納得感が得られず、離職につながる原因にもなりかねない側面があるのも事実でしょう。

そこで今回は、職能資格制度についてメリットやデメリット、その他の等級制度との違いを解説します。

職能資格制度がうまくいっていない場合や人事評価制度の見直しを検討している企業はぜひチェックしてみてください。

職能資格制度とは

職能資格制度とは、従業員個人の職務遂行能力を評価し、給与などの待遇面に反映させる等級制度の一つです。

職能資格制度で個人の能力を待遇面に評価させると、モチベーション向上にもつながるでしょう。

このように職能資格制度は人材育成にも効果があり、日本でも多くの企業で取り入れられてきた代表的な制度の一つです。

しかし個人の能力を評価する一方で、勤続年数に比例して等級が上がる側面もあり、等級降格は基本的にありません。

こうした点は個人の価値観によって賛否両論があるものの、安心して働ける要因になるともいえるでしょう。

人事評価における等級制度には職能資格制度のほかに、職務等級制度と役割等級制度があります。

職能資格制度と職務等級制度の違い

職務等級制度は、職務内容とその達成度合いによって評価が決まる等級制度です。年齢や勤続年数は評価の対象外であり、成果主義ともいえる点が特徴です。

職務内容の価値や業績によって評価されますが、職務記述書の内容によって等級づけが行われます。

また、専門的なスペシャリストを育成する側面があり、組織として分業を徹底し、生産性を向上したい場合にも有効です。

職能資格制度と役割等級制度の違い

役割等級制度とは、個人の与えられる役割の成果によって評価が決まる等級制度です。

役割を全うすることで能力も上がるという認識であるため、職務だけでなく能力も含めて評価されます。

役割の遂行度合によって評価されますが、役割を果たすことで年齢や社歴にかかわらず評価を上げることができる点も特徴です。

職能資格制度のメリット

職能資格制度におけるメリットには、具体的にどのようなものがあるのか解説していきます。

働きやすい環境を整備できる

職能資格制度は従業員の能力だけでなく、勤続年数に比例して等級が上がるという側面も持っています。

そのため、安心して長く働くことができる環境でもあるといえるでしょう。

ゼネラリストの人材育成が可能

職能資格制度は、広範囲の業務をこなせるゼネラリストの育成にも効果があります。

職能資格制度では職種を特化させず、さまざまな職種や業務を経験させるため、バランスの取れたゼネラリストを育成しやすくなるでしょう。

組織改編や人材不足に対応しやすい

職能資格制度では、企業における組織改編や管理職不足にも柔軟に対応しやすいでしょう。

職能資格制度によって従業員が経験している職種や業務が多いからこそ、組織改変や人材不足の際にも、今いる従業員の中から経験のある人材を充てやすいはずです。

長期での人材育成が期待できる

職能資格制度は、長期的な人材育成にも効果的です。

職能資格制度のもと、従業員はさまざまな職種や業務を長期間に渡り経験します。この長期間で経験値を上げながら、汎用性の高いスキルを取得させる人材育成ができるでしょう。

従業員のモチベーション向上

職能資格制度では、従業員のモチベーション向上にも期待できるでしょう。

個人の能力に応じた評価がなされるため、現時点では非管理職の従業員も、成果次第で評価を高めることができれば、昇進も期待できます。

職能資格制度のデメリット

職能資格制度のデメリットになる点はどのようなところにあるでしょうか。

評価が年功序列になりやすい

職能資格制度では、結果的に年功序列が目立つ可能性がある点は否めません。

これは個人の能力だけでなく、勤続年数によって等級が上がる仕組みを持つためです。

能力が評価できなくても勤続年数が上がれば等級も上がるため、能力と給与のバランスが崩れたり、不満を抱く従業員が出てくる危険性もあるでしょう。

人件費が高くなる

職能資格制度では、基本的に降格はしません。そのため、高い等級の従業員が増えるほど支払う賃金が増えるため、その分の人件費が必要になるという側面があるのです。

特に、能力に応じた評価だけでなく、勤続年数に応じて等級が上がる仕組みでもあることで、働いていれば等級が上がる仕組みともいえるため、人件費が高くなる理由の一つともいえるでしょう。

役職や働き方の多様化による管理が複雑

職能資格制度は、役職を切り離して評価する必要がある点や多様な働き方により、管理が複雑になるでしょう。

基準があいまいで評価も難しいことから、評価者や人事担当者の負担にもなる場合もあります。

評価基準をあらかじめ明確化したり、第三者評価などによる二重評価を取り入れてみるのもよいでしょう。

職能資格制度の運用例

職能資格制度では、企業によって運用方法が異なります。代表的な運用方法をチェックしてみましょう。

等級数

職能資格制度で設定される等級数は8等級前後で展開されるのが一般的でしょう。

等級は小さい数から大きい数になるにつれて上位等級とされ、新卒入社は1等級から始まり、最上級は管理職や幹部層の役職者レベルに該当します。

企業によって、8等級までの場合や10等級まで設定している場合もあります。

資格要件

職能資格制度による資格要件は、各等級に昇給する際の条件です。

この資格要件を明確化することで、従業員のモチベーション向上にも影響するでしょう。

対応職位

職能資格制度の等級による対応役職は、中間等級で指導力や管理力が必要とされ、上位等級で管理職レベルに相当します。

等級が役職に直結するわけではありません。あくまでも対応役職のレベル感としてイメージとして認識しましょう。

たとえば8等級で運用している場合は、4等級程度で指導力・管理力、7級程度で管理職相当の経験や知識を持つとするとイメージしやすいでしょう。

職能資格制度における職能の評価基準

職能資格制度では、資格要件と人事評価を踏まえて等級を決定します。職能としての評価基準については「情意評価」「能力評価」「成績評価」がベースとされます。

情意評価

情意評価は、従業員の勤務態度や仕事に対する姿勢で評価するものです。

仕事への思いや責任感など、マインドや行動部分が注目されます。

能力評価

能力評価は、業務上のスキルや知識量で従業員を評価するものです。能力評価は企業によって基準が異なり、独自の基準を設定して評価を行います。

成績評価

成績評価は、従業員の具体的な成果や目標に対する結果を評価するものです。具体的で客観的な数値で判断するため、納得感が得られやすいでしょう。

職能資格制度における昇格

社員を管理するシステムには、人事管理や労務管理に関するものなど、さまざまな種類があります。どのような種類のシステムがあるのか確認してみましょう。

卒業方式

職能資格制度における昇格「卒業方式」では、現在該当する等級に必要とされる能力が習得できたら、1つ上の等級に昇格します。

属する等級の職務を問題なく行えることで、次のステップ(等級)に進むようなイメージを持つとわかりやすいでしょう。

現在の能力と等級に求められる能力を判断すればよいため、評価がしやすいというメリットがあります。

しかし、現在の等級に必要な能力はあるとしても、次の等級に必要な能力については加味されずに等級が上がります。そのため、能力が足りず成果が挙げられないという可能性もあるでしょう。

入学方式

職能資格制度における昇格「入学方式」では、次の等級に必要な能力の基準を満たしたうえで上がる仕組みです。

この場合は、次の等級に必要な能力があることで従業員本人も安心して働くことにつながります。

しかし、業務上の分業により本来の能力が発揮できず、等級を上げるのに時間がかかる場合もあるというデメリットがあります。

優秀な人材であっても、本来の能力が埋もれてしまう可能性も否めません。

職能資格制度における降格

職能資格制度では、基本的には降格はしないとされるのが一般的です。

これは、一度取得したスキルや経験値は衰えないという考えからきているためです。

それでも等級や賃金を下げるべきケースがある場合を考慮して、就業規則などに例外や特例措置があることを明記しておく必要があります。

降格に関する記載がない場合、従業員とのトラブルにもなりかねないため、あらかじめ注意しておきましょう。

職能資格制度で活用したい評価制度

職能資格制度に課題がある場合、評価手法を変えることでより公平で納得感のある評価へと改善することもあります。

バリュー評価

バリュー評価とは、企業の価値観をどれだけ実践できたか評価する方法です。

企業として評価する行動や意識など定性的な目標設定になるため、あらかじめ等級や役職による基準を設けておくことが重要です。

360度評価

360度評価とは、同僚や部下、多職種のメンバーによって多角的かつ客観的な評価が期待できる評価手法です。

しかし評価の適正さを保つために、評価者層を決めておくことや評価方法の認識統一なども必要になる点は認識しておきましょう。

コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、成果を出している従業員をモデルとして、評価項目を設定する方法です。

成果を出している従業員が基準となるため、公平な評価や従業員の成長にもつながりやすいといえるでしょう。

目標管理制度(MBO評価)

目標管理制度(MBO)とは、企業目標と関連した目標を従業員のレベルに応じて設定し、その達成率を評価するのが特徴です。

基準が明確化されることで評価しやすいですが、上司は部下が目標達成するためにサポートが必要になる点を認識しましょう。

人事評価もタレントマネジメントシステムで効率化

タレントマネジメントシステムは、人材情報を一元管理し、企業の経営目標を実現するための戦略人事に有効なシステムです。

タレントマネジメントシステムを活用することで、人材情報を活かした人材配置や採用強化にも役立つでしょう。

また、タレントマネジメントシステムは人材情報の一元管理だけでなく、人事評価そのものや、人事評価にかかわる目標の管理も含めて、役立つ機能が搭載されています。

スマカンなら最適な評価シートも作成可能

『スマカン』は、人材データの一元管理や可視化、適正な人材配置、優秀な人材育成、納得感のある人事評価など、戦略的人事の実行をサポートするタレントマネジメントシステムです。

OKRやMBO、コンピテンシー評価など、様々な評価制度に合わせた評価シートの作成も可能で、目標や評価管理も効率化できるでしょう。

多くの官公庁や大学法人、さまざまな規模の民間企業への導入実績を誇ります。業種や業態を問わず幅広い企業や公的機関で、人事業務の効率化や人材情報の一元管理、データ分析から組織強化につなげることができるでしょう。

用途に合わせた柔軟なプランでお使いいただけるのも魅力のひとつ。自社の人事課題や目的に合わせて必要なものをご利用いただけます。

スマカンでは、サービス紹介資料はもちろん、人事労務のノウハウに関する資料を無料でダウンロードいただけます。また、30日間の無料トライアルもご提供していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

まとめ

職能資格制度は、個人の能力を評価対象とし、幅広い業務を経験することでオールラウンダーな人材育成にも効果的といえるでしょう。

また、個人の能力だけでなく勤続年数も評価対象とされるため、従業員が安心して長期に働くことにもつながります。

しかし、評価の仕方や制度によっては、公平さに欠け、従業員の不満につながる恐れがあるのも事実といえるでしょう。

そこで職能資格制度の評価を補助するような人事評価手法を取り入れるのも、解決策の一つでしょう。

職能資格制度の運用がうまくいっていない場合は、ぜひ参考にしてみてください！

30日間無料トライアルを申し込む