職場のコミュニケーション改善方法｜取り組むコツや具体事例もご紹介

職場におけるコミュニケーションを活性化させることは、企業にとって生産性の向上や離職率の低下、モチベーション向上などさまざまなメリットがあります。従業員にとっても職場でコミュニケーションが取れている状態は、安心感や一体感を得られ、働きやすさにもつながるでしょう。

ただし、さまざまな個性や価値観を持つ従業員が集まる職場において、良質なコミュニケーションを活性化させることは簡単ではありません。組織としてどのような点を意識すれば、コミュニケーションが活性化させられるのでしょうか。

当記事では、職場におけるコミュニケーションについて、メリットや改善方法、さらにそのコツなどもご紹介します。職場のコミュニケーションの活性化や改善をしたいと考えている企業はぜひ参考にしてください。

職場でコミュニケーションが重要視される背景

職場におけるコミュニケーションの活性化を、企業課題の一つとして受け止めている企業も多くあるでしょう。職場のコミュニケーションを活性化させることで、さまざまなメリットが得られます。

しかし、なぜ職場におけるコミュニケーションが重要視されているのでしょうか。職場のコミュニケーションが重要視される具体的な背景や理由は次の通りです。

精神的な面での働きやすさ

職場のコミュニケーションが重要視される理由の一つは、従業員の働きやすさへの影響です。

組織にはさまざまな個性や価値観を持った従業員がいるため、部署やチームメンバー、上司と部下、同僚などとの人間関係に悩む人もいるでしょう。一緒に働く人との人間関係やコミュニケーションが良好であれば、安心感やストレス軽減につながり、精神的な面で働きやすさを感じられます。

人間関係の不安や悩みは離職の原因にもなりかねないため、企業としては職場のコミュニケーションを活性化させ、従業員が精神的な面での働きやすさを感じられるようにする必要があります。

テレワークの浸透

職場のコミュニケーションが重要視される理由には、テレワークの浸透も挙げられます。新型コロナウイルスの流行により、多くの企業でテレワークが実施されました。現在まで、テレワークを導入している企業も多くあります。

ただし、テレワークを実施することで、対面によるコミュニケーションは減少しました。場合によっては、組織としての一体感が生まれにくくなり、プロジェクトや業務への中で認識相違が生じています。

対面でのコミュニケーションが減少しても、効果的かつ生産性の高いコミュニケーションが重要視されています。

職場のコミュニケーションを活性化させるメリット

職場のコミュニケーションを活性化させることで得られるメリットにはどのような点があるのでしょうか。具体的なメリットは次の通りです。

生産性が向上する

職場のコミュニケーションが活性化することで、メンバーとの意見交換なども行われ、アイデアも出やすくなるでしょう。よい意見が出ることで、業務効率が上がり生産性の向上も期待できます。

離職率が低下しやすくなる

人間関係が良好な職場では、従業員が安心して働きやすくなるため、定着率が向上したり離職率が低下したりします。職場のコミュニケーションが活性すれば、従業員同士の相互理解が深まるため、人間関係も良好になりやすくなるでしょう。

従業員の主体性が育まれる

職場のコミュニケーションが活性化することで、自分から相手に話しかけたり、さまざまな人と関係性を育む癖が付きやすくなったりします。その結果、積極的に取り組んだり能動的に考えて動けるようになり、従業員の主体性も向上するでしょう。

問題解決力が高まる

職場のコミュニケーションが活性化すれば、さまざまな人の意見を聞いたり相談したりできるようになるため、自分が持たない見方や斬新なアイデアにも出会えます。自分だけでなく周囲の人の意見も踏まえて取り組むことで、視野が広がり、問題解決力の向上も期待できるでしょう。

職場のコミュニケーションにおける改善方法

職場のコミュニケーションを活性化させたいと考える企業は多くあります。では、実際にどのような方法で活性化させればよいのでしょうか。ここでは、すぐに取り入れられる具体的な改善方法をご紹介します。

1on1ミーティングの実施

職場のコミュニケーションを改善する方法として、1on1の実施がおすすめです。

1on1は上司と1対1で行う定期的な面談です。内容は業務や目標に関することだけでなく、コミュニケーションそのものを目的として、日常会話などを行う機会を設けます。

普段から、上司とは業務の話しかできない状況では、緊張を感じやすく、気軽に相談することも難しいかもしれません。業務外の話でコミュニケーションをきっかけに、信頼関係も構築しやすくなるでしょう。

メンター制度の導入

職場のコミュニケーションを改善する方法として、メンター制度の導入も挙げられます。

メンター制度とは、知識や経験が豊富な先輩社員が相談相手となり、担当する従業員（新入社員や若手社員）のサポートを行うことです。

業務に関する内容だけでなく、キャリアやプライベートなども含め、相談できる機会を提供します。不安や悩みを抱えたときに、相談できる相手がいることで安心感にもつながるでしょう。

シャッフルランチの導入

職場のコミュニケーションを改善するために、ランチ会などを開催するのもおすすめです。

部署や役職をシャッフルして組み合わせることで、接点のなかった人と知り合い、コミュニケーションを取れるようになります。異なる部署のメンバーで構成された場合、自分の部署を紹介したり、他部署について詳しく知るきっかけにもなるでしょう。

社内イベントの実施

職場のコミュニケーションを活性化させるための改善策として、社内イベントの実施も効果的です。

部署に関係なく接点を持てるようなイベントを実施することで、組織全体のコミュニケーションの活性化がはかれます。季節のイベントや社員旅行など、楽しく過ごせるような内容で実施すれば、職場の一体感も生まれやすくなるでしょう。

フリーアドレス制の導入

職場のコミュニケーションを改善する方法には、フリーアドレスを導入するのもよいでしょう。

フリーアドレスにすることで、別部署の人やさまざまな役職と話す機会が増える可能性も高まるため、組織内のコミュニケーションが活性化するきっかけになるでしょう。

職場のコミュニケーションを改善するコツ

職場におけるコミュニケーションを活性化したい場合、いくつかのコツがあります。コツを掴んで職場のコミュニケーション活性化をスムーズに進めましょう。

コミュニケーションの機会を多く設ける

職場のコミュニケーションを活性化させたい場合、まずはコミュニケーションの機会を多く設けるのがおすすめです。イベントの開催を多く行ったり、ランチ会を週に1回実施するなど、とにかく多くの人と接点を持てるような機会を企画するのもよいでしょう。

また、個人レベルの場合は、まずは挨拶を毎日行ったり、休憩時間が一緒になった人と会話してみたりするなども有効です。

ポジティブな会話を行う

職場のコミュニケーションを改善するコツとして、ポジティブな内容を取り上げることも大切です。たとえばプロジェクトの上手くいっている点や、相手のよい点を褒めることで、相手にもよい印象を与えられます。

コミュニケーションの機会があったとしても、ネガティブな話題をしてしまうと、マイナスな印象を与えたり、建設的な話がしにくくなったりしてしまうでしょう。

相手の話を否定しない

職場におけるコミュニケーションを改善するためには、相手の話に耳を傾け、否定的な発言は控えましょう。とくに、関係性ができていないような状態で相手を否定してしまうと、自信を失ってしまい、コミュニケーションの意味がなくなってしまいます。

相手の話を否定しないということは「心理的安全性」の確保においても重要です。職場やチームにおける人間関係では、自分の考えを臆することなく言えるような環境が大切でしょう。

目を見て話す

職場のコミュニケーションを改善するためのコツとして、一人ひとりとの会話の際に目を見て話すことが挙げられます。

目を見て話をしないと、相手が「自分の話を真剣に聞いていない」と感じてしまうためです。

目が合わない状態で会話することは、一方通行に感じてしまいやすいため、誤解されないためにもきちんと相手の目を見て会話をしましょう。

上司から話しかける

職場のコミュニケーションを改善するためには、上司から積極的に話しかけることが大切です。従業員にとって、目上の人に話しかけるのは勇気が必要な場面も多くあります。

そのため、上司から積極的に話かけることは話しやすい雰囲気をつくり、コミュニケーション活性化の土台を築けます。

職場コミュニケーションの改善事例

職場におけるコミュニケーションの活性化や改善について、すでにさまざまな企業が取り組んでいます。そこで他社の取り組みとして、改善事例をご紹介します。

カルビー株式会社

カルビー株式会社では、2021年のオフィスリニューアル時以降、コミュニケーションを通じた価値創造を目指しています。オフィスは畑をモチーフにつくられ、アイデアが生まれる場所にしたいという思いが込められています。

執務エリアは、人と人の交わりを増やすレイアウトになっていて、コミュニケーションを取りやすい席の割合を増やし、雑談が生まれやすく気軽に集まれるスペースを設置しています。

また、一部の席を除き、フリーアドレスを採用していることからも、コミュニケーションの生まれやすい空間を意識していることがわかります。

参照：「カルビー、本社オフィスを全面リニューアル！“畑”をモチーフに、新たな価値やアイデアがより共創しやすい空間へ」カルビー株式会社

株式会社メルカリ

株式会社メルカリでは、コミュニケーション活性化のために「シャッフルランチ」や「メンターランチ」など、さまざまなランチ制度が整備されているようです。このような部署を横断したランチを行うことで、部署を横断した縦横のつながりも作りやすくなるかもしれません。

また、社内wikiを展開したりチャットツールのSlackを活用など、さまざまな取り組みがコミュニケーション活性化につながっているのでしょう。

参照：『入社1ヶ月目の私が驚いた「メルカリの〇〇！！」』mercan

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社では、コミュニケーション円滑化のために、以下の取り組みを実施しています。

また、具体的にはマネージャーとメンバーにおける1on1の面談の実施や部署や役職を横断したつながりを持つための「ザツダン」を行うための環境を整備しています。

また、コミュニケーション支援のために、さまざまなかたちで費用補助も行っています。

参照：「コミュニケーション方法」cybozu採用サイト

コミュニケーションの改善にはツール活用もおすすめ

職場のコミュニケーション活性化にはツールの活用も効果的です。

たとえばテレワークを導入している場合は、オンライン会議システムやバーチャルオフィスを活用することで、離れた場所にいても顔を見ながら会議をしたり声をかけたりできます。チャットツールを活用すれば、個人間のやり取りも組織やチーム全体への発信も可能です。

また、1on1ツールではスケジュール管理や実施内容の記録を行うこともできるため、定期的な実施によるコミュニケーション機会の増加はもちろん、前回までの振り返りにも役立つでしょう。

このように、職場のコミュニケーションを改善するためには、取り組みだけでなくツールも活用することでより効果的に進められるのです。

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タレントマネジメントシステムの『スマカン』は、従業員情報を一元化するだけでなく、人材配置や人材育成、人事評価など、人材に関するさまざまな施策にお役立ていただける機能を搭載しています。

「1on1ミーティング」の管理も行えるため、職場のコミュニケーションの活性化や改善にも有効にお使いいただけるでしょう。

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まとめ

職場におけるコミュニケーションを活性化させることは、企業にとってさまざまなメリットがあります。ただし、個人レベルの意識では職場全体のコミュニケーションを活性化することは難しいでしょう。

企業としてコミュニケーションを改善するための方法を検討し、組織全体として取り組むことが大切です。当記事でもご紹介した改善策やツール、他社事例を参考にしながら、職場のコミュニケーション活性化に向けて取り組んでみましょう。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。