要員計画とは｜人員計画との違いや目的、立て方、注意点を解説

経営目標を達成するには、将来的な人材ニーズと人材供給を予測し、必要な人員を確保するための要員計画が欠かせません。規模にかかわらずさまざまな企業が要員計画を策定しています。一方で、実際に計画を実行してみてもうまくいかないという企業も少なくありません。

当記事では、要員計画の基本的な知識から、ポイントを押さえた要員計画の立て方などを解説します。「自社の要員計画がうまくいかない」「これから要因計画を策定する」企業の担当者はぜひ参考にしてください。

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要員計画とは何か？

要員計画とは、ビジネス戦略や事業計画に基づいた、採用や配置、異動に関する計画を指します。

具体的には、将来的に必要とされる人員数や人材の構成（職種やスキルなど）を見積もり、その人材を確保・教育・配置するための戦略を策定します。

要因計画は一般的に採用活動を行う前に、新卒や中途採用のニーズを考慮して、人事部門が計画します。既存社員のスキルやポジションを把握しつつ、将来的に業務目標を達成するために必要な戦略を立てていくのです。

なぜ必要？

要員計画が必要とされる背景には「少子高齢化」や「ITの進化」「市場のグローバル化」などが挙げられます。

少子高齢化によって労働力人口が減少し、高齢化率が上昇したことで、企業は必要な人材の確保に苦戦するようになりました。そこで、人員の最適化が課題となり、要員計画を策定することが重要になっているのです。

また、ITの進化や市場のグローバル化にともない、ビジネス環境は急速に変化しています。特にグローバル競争にさらされる企業にとって、国内外に通用する高度なスキルを持つ人材の確保が求められています。

このような状況下で適切な人的リソースを確保するためには、要員計画が重要な役割を果たします。企業は時代の変化に合わせて、柔軟に組織づくりを計画していく必要があるといえるでしょう。

人員計画との違い

要員計画と同じような意味合いで使われる言葉に「人員計画」があります。どちらも人材に関する計画という点では同じですが、厳密には違いがあるため、整理して理解しましょう。

要員計画の内容は、企業の経営方針や事業計画をもとに「どの部署に何人必要か」という量的な試算と達成するための手順や方法を含みます。

一方、人員計画では、部署などの小規模な単位において「どのような人材が必要か」など具体的な人材の質的な定義も含んだ内容を策定します。

要員計画と人員計画は密接に関連しており、要員計画が人員計画の基礎となっているといえるでしょう。

採用計画との違い

採用計画とは、経営方針や事業計画をもとに、自社の人材採用についてを計画することです。採用人数だけでなく、募集要項の決定や採用スケジュールの立案、採用コストの算出なども含まれます。

要員計画と採用計画も密接な関係にあり、両者は同じ意味ではありません。

要員計画を立てる目的・メリット

要員計画は、企業が将来的な人材ニーズを見据え、人的リソースを最適化するための重要な計画です。企業は要員計画を立てることで、適切な人材配置やスキルアップ、コスト管理、安定的な人材確保など、さまざまなメリットを得られるでしょう。

ここでは要員計画を立てる目的と、それにともなうメリットを6つ取り上げます。

合理的な採用計画が立てられる

要員計画は企業の経営方針や事業計画と連動して行うため、企業の目的や課題が明確になります。自社の目標を実現するためには「人員がどの程度必要か」「どのような人材が必要か」などが明らかになるため、合理的な採用計画を立てられます。

また、目的や課題が明確になるとPDCAサイクルを回しやすくなるため、採用計画の精度を効率的に高められるでしょう。

人材の適正配置による生産性向上が見込める

要員計画は将来的なビジネス戦略に基づいて、企業が必要とする職種や役割ごとに必要な人員数を見積もります。そのため、適材適所の人材配置を助け、業務の生産性向上が期待できます。

一人ひとりの適性に合った人材配置が実現できれば、社員のモチベーションアップにもつながり、効率的に業務を遂行できるようにもなるでしょう。

社員のスキルアップにつながる

将来的に必要な人材像を見据えて要員計画を立てることによって、社員のスキルアップや育成にも効果が見込めるでしょう。社員のスキル向上によって、企業はビジネスの成長に対応できる人的リソースを確保できるでしょう。

人材コストを把握できる

要員計画を策定することで、企業は将来的なビジネスの成長や人材増減に応じた人材コストを予想できます。人件費の管理を行うことで予算の見通しが立てられるため、無駄なコストの削減にも役立つでしょう。

人材の安定的な確保が望める

要員計画の策定によって将来的な人材ニーズを前もって見据えることで、その時期に必要な人材の安定的な確保が望めるでしょう。人材採用や人材育成において安定性を担保できると、ビジネス全体において持続的な成長が見込めるはずです。

採用ミスマッチによる離職を防げる

要員計画を立てるときに自社に必要な人材が明確になるため、マッチした人材を見つけやすくなるでしょう。自社で活躍しやすい人材を採用できれば、エンゲージメントの低下を防ぎ、離職防止も期待できるでしょう。

また経営層と連携して策定した要員計画には、経営理念や事業計画という企業のメッセージが反映されます。採用候補者に企業の価値観や考えが伝わるのを助けるため、自社に共感してくれる人材を集めやすいといえます。そうすれば、ミスマッチの少ない採用につながるでしょう。

要員計画の2つの立て方

自社の事業計画に沿った要員計画を策定するには「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2種類があります。それぞれについて解説します。

トップダウン：目指す利益から適正数を算出する方式

トップダウン方式は、自社の目指す利益から必要な人員数を、人件費と採用の2つの側面から算出する方法です。「マクロ的算定方式」とも呼ばれます。

トップダウン方式では、まず「売上高」や「付加価値」「損益分岐点」「人件費率」「労働分配率」などの指標を用いて総合的に算出します。

次に「人件費にあてられる予算はいくらか」「その予算で何人採用できるか」という基準で全社的に必要な人員数を導き出します。

トップダウン方式の方程式

または

トップダウン方式の注意点は、あくまでも企業の経営戦略に基づいて将来の需要や市場動向を予測しながら策定する計画であるため、現場の状況と誤差が生じる可能性があることです。そのため、人員不足となることも念頭に置いておく必要があるでしょう。

また、企業の上層部が決めた予算内で人員を確保しようとするあまり、現場の声を反映しきれないことも懸念点として挙げられます。

ボトムアップ：現場の実態から適正数を算出する方式

ボトムアップ方式は、まず各部署の現場担当者が業務に必要な人員数を算出し、その合計を集計して全社で必要な人員数を導き出す方法です。「ミクロ的手法」とも呼ばれます。

現場の実態を把握するために、各部署の「業務内容」や「生産性」「労働時間」「人員配置の問題点」を正確に洗い出すことが重要といえます。

ボトムアップ方式の方程式

ボトムアップ方式では実際の業務で必要な人員数をもとに策定するため、現場の実態を正確に把握する必要があります。そのためには現場担当者と密にコミュニケーションをとり、定期的に情報を収集しなければなりません。また、各部署の要員数を加算する際に、重複する業務や部署間の関連性を十分に考慮するようにしましょう。

ただし、すべての部署の要望に応えようとすると、人件費が余計にかさんでしまったり、予算をオーバーしてしまったりという問題が浮上するかもしれません。各部署の希望に添えているかだけでなく、予算内に収まった計画となっているかという点も留意しましょう。

どちらの方式を採用しても調整が必要

ボトムアップ方式とトップダウン方式はそれぞれに利点と注意点があります。どちらか一方を採用するのではなく、それぞれを上手に活用しながら自社に合わせて調整していく必要があるでしょう。

たとえば、事業目標の達成に向けてどのくらいの人員が必要かを算出するために、トップダウン方式を使用し、現場の実態に基づいて調整を加えるためにボトムアップ方式を使用するなどの方法が考えられます。

2つの方式を併用して調整できると、両方のメリットを活かしながらデメリット部分を補完できるでしょう。

要員計画を立てる手順

要員計画を策定する際、何から始めればよいのか悩む担当者もいるかもしれません。一般的に要員計画は、次の4つのステップの順に立てられます。

1．現状の分析

まずは、現在の人員状況を把握することが重要です。

現在の組織構成や役割、業務内容、社員の能力やスキル、給与体系、そのほかの労働条件などを調査し、経営目標を達成するためにはどれくらい人員が必要かを確認します。このとき、人材管理システムやスキルマップを用いると効率的に分析できるでしょう。

2．要員調査（社内の人材ニーズをヒアリング）

次に各部署ごとの人材ニーズをヒアリングし、自社に必要な要員の調査を実施します。

トップダウン方式で要員調査を実施する場合は、経営層に企業の予算やビジネスの戦略的な方向性などをヒアリングします。

ボトムアップ方式で要員調査を実施する場合は、各部署の責任者に業務内容や予算、目標、現状の要員状況などを確認し、それに基づいて必要な要員数や求められるスキル・経験、採用時期などを洗い出します。

3．要員調整（ニーズの埋め方を検討）

要員調査で得られた情報をもとに、必要な要員を確保するための戦略や手段を検討します。

採用するか、研修を行うか、アウトソーシングするか、異動させるかなど、要員状況に応じて適切な調整を行います。短期的な視点に捉われず、企業の経営方針・ビジネス戦略などに基づいた中長期的な視点で調整することが重要でしょう。

4．要員計画の決定・実施

最後に、要員計画を決定し実施します。必要な要員数やスキル、採用時期、予算などを盛り込んだ計画書（アクションプラン）を作成しましょう。また、計画の進捗状況を管理し、必要に応じて修正を加えるようにするとよいでしょう。

要員計画を立てるときに必要な情報

要員計画を立てるときに必要な情報は次のようなものが挙げられます。

要員計画の策定にはタレントマネジメントシステムが便利

要員計画の策定には、企業全体の人材ニーズを把握しなければなりません。各部署の現状はもちろん、既存社員一人ひとりの能力やスキル、経験、適性などさまざまな情報を集める必要があり、作業には大変な労力と時間がかかります。より効率的に要員計画を策定するには、タレントマネジメントシステムの活用がおすすめです。

タレントマネジメントシステムは、評価を含めた人材情報を一元管理し、社員一人ひとりの能力や適性などを可視化する人材管理ツールです。日頃より人材情報をシステムに集約しておくと、要員計画を策定する際に必要な作業の手間や時間を削減できるでしょう。

要員計画のよくある失敗例と策定ポイント

要員計画を毎年作成しているものの、なかなか計画通りにいかず課題を抱えている企業もあるでしょう。要員計画がうまくいかない場合、いくつかの原因が考えられます。

ここでは、要員計画におけるよくある失敗例に沿って、策定のポイントをご紹介します。

予算を超過してしまう

要員計画策定における最も一般的な失敗例は予算超過です。

特に、ボトムアップ方式を採用した場合、市場動向や採用要件に注意を払わなかったり、採用ニーズが高すぎたりすることがあります。現場の意見を尊重することも大切ですが、すべての部署の要望に応えようとすると、予算を超過してしまう可能性があります。

現場の意見を取り入れつつも、市場動向や採用時期、予算などを考慮したうえで要員計画を策定しましょう。

現場の意見を無視した要員計画になっている

要員計画は現場の声を積極的に取り入れ、ニーズや課題を正確に把握したうえで策定することが大切です。特にトップダウン方式を用いる場合、現場の意見を無視した要員計画になりがちです。

予算計画において人件費の削減を検討すると、社員のモチベーションが低下し、離職率が増え、残った社員の負担が増加して業務の生産性が低下するなど悪影響をもたらす恐れがあります。

人件費削減によって利益が増加したとしても、それは一時的なものである可能性があります。現場の声に耳を傾け、現状の人的リソースや課題などを分析したうえで予算を組み、社員のスキルに基づいた要員計画となるよう注意しましょう。

実現可能な要員計画になっていない

要員計画を策定する際は、事業計画や財務計画との整合性を確認し、実現可能な範囲で行うようにしましょう。特に採用においては、求める人材をすぐに確保できるとは限りません。そのため、現実的な目標を設定するには、求める人材の採用難易度やコストを考慮する必要があるといえます。

また、計画通りに採用を進めるためには、人材の獲得難易度の把握も欠かせません。習熟度や専門性の高い人材は獲得しにくい傾向にあります。長期的・安定的な人材確保を目指すには、予算や現場ニーズを考慮しつつ、獲得難易度とバランスを取りながら計画を立てましょう。

安易に要員計画が変更される

要員計画が思うように達成していないからといって、安易に変更するのは避けましょう。そもそも、要員計画は経営目標を達成するために策定する計画です。要員計画を変更するだけでは、根本的な解決にはならない可能性があります。

要員計画がうまくいかない場合は、当初の要員計画と現実の要員実績との間にあるギャップや経営目標を調整する必要があるでしょう。

たとえば、部門ごとに月次要員管理を行い、計画要員数と実績要員数のギャップを把握することで、年度ごとの要員の増減や過不足を推定できます。

また業務の分配や要員の能力、経験値などを調査し、月次の部門別要員計画をもとに、年度単位の等級別要員計画や職種別要員計画に反映させます。計画と実績のギャップを把握し、必要に応じて追加人員の採用募集などを検討しましょう。

退職・休職のリスクが考慮されていない

社員の退職や休職など、予期せぬリスクによって要員計画が狂う場合があります。特に、能力の高い優秀な人材の退職は、要員計画に大きな影響を及ぼします。

今後発生する業務についても必要な人員数を算定するほか、育児や介護と仕事を両立する社員に対するフォロー体制の構築なども行う必要があるでしょう。

人事担当者は、日頃から各部署の責任者と連携して、従業員の状況を把握し離職防止に努めることで、予期せぬ事態に陥った際にも適切な対応を取りやすくなるでしょう。

採用計画が考慮されていない

せっかく要員計画を策定しても、採用計画が練られていなければ、欲しいタイミングに人材が不足してしまうかもしれません。

必要な人材をタイムリーに確保するには、現在の採用市場を把握するとともに、過去の求人内容や時期、採用までにかかった期間などの実績も考慮し、要員計画に盛り込むことが重要でしょう。

要員計画の事例（日本マイクロソフト株式会社）

日本マイクロソフト株式会社は、要員計画に力を入れている企業の一つです。同社では中長期的な要員計画やKPIではなく、毎年の経営戦略に基づいて全ポジションの必要性を確認し、人材の再配置を実施しています。

同社では、主に以下のような年間スケジュールを立てて計画を実行しています。

また、人員構成の多様化が進む中で、求心力・一体感を担保するため、企業共通の価値観を重視しています。これらの要員計画を含めた取り組みにより、適切な人材配置が可能となり、企業全体で戦略的な人材管理を実現しているといえるでしょう。

参照：『企業の戦略的人事機能の強化に関する調査』経済産業省

まとめ

「少子高齢化」や「ITの進化」「市場のグローバル化」が進む昨今、企業規模にかかわらず、要員計画の策定が重要視される傾向にあります。要員計画を立てることで、人材の採用・最適配置・育成などを連携しながら経営目標の達成につなげられるでしょう。

効果的な要員計画を策定するためにも、人事担当者は経営層・現場と密にコミュニケーションを取る必要があります。「自社がどのタイミングでどのような人材を必要とするのか」「予算内で効果的な採用を実施するにはどうすればよいのか」など検討する内容は多岐にわたります。

少しでもスムーズに要員計画を立てられるよう、今いる社員の情報を集約して管理しておくなど、日頃から準備をしておくことをおすすめします。

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