• 2022.06.16
  • タレントマネジメント

事務職の人事評価におけるポイント 評価すべき点と書き方を例文つきで紹介

事務職の人事評価におけるポイント 評価すべき点と書き方を例文つきで紹介

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事務職の人事評価は定量目標が立てにくく、評価方法に悩んでいる人事担当者やマネジメント層の方は多いでしょう。当記事では、評価が難しい事務職の人事評価において、評価ポイントや評価コメントの書き方を例文つきでご紹介します。

目次(タップして開閉)

事務職とは

事務職とは、一般的に売上や業績に直接影響する業務ではないとされています。実績を直接生み出す営業職などをサポートする間接部門の職種で、いわゆるバックオフィス業務を指します。基本的にどのような業種でも、売上や業績を支える事務職は配置されていることが多いです。

主な業務内容は「書類作成・処理・整理」「データ入力」「伝票処理」「来客や電話、メールなどの社外対応」などが挙げられます。ただし一口に事務職といっても、部署によって業務内容はさまざまです。

部署によって異なる事務職の仕事内容

それでは部署によって異なる事務職の仕事内容を、具体的に見ていきましょう。会社や組織によって業務分担は異なりますが、代表的なものをご紹介します。

人事労務部

人事労務の事務職の業務内容は、採用や労務管理、人材教育、環境整備など、主に社内の「人」に関する業務です。具体的には、社会保険の手続き、社員名簿の管理、社員の勤怠管理、給与計算などです。

人事労務スタッフは、社員の個人情報を扱うことも多いため、細心の注意を払う必要があります。また企業規模が小さな会社は、総務部に統合されていることもあります。

総務部

総務事務の業務は、備品管理、設備や防災管理、社内イベントの企画・運営など多岐にわたります。総務事務の仕事は、会社全体の運営を支える、サポート業務全般といえます。

総務は社内の全部署とコミュニケーションを取る必要があるため、総務事務スタッフはコミュニケーション力も必要となるでしょう。

法務部

法務事務の主な業務は、契約書のチェックや管理です。契約書の雛形を作成し、作成した契約書のチェック、管理をします。さらに、株主総会や取締役会の運営、顧問弁護士とのやり取り、各種権利や特許の管理、社内の法務研修の法律関係の問い合わせ対応なども含まれます。

法務事務スタッフには、法律関係の知識が求められます。

経理部

経理事務の仕事は、日々の現金の出納管理、伝票仕分けと処理、帳簿作成、経費精算などです。これらの日次・週次業務のほかに、月次・四半期・年度ごとの決算処理など、重要性の高い業務も入ってきます。

経理スタッフには、簿記や商法など会計・法律に関する知識やスキルが求められます。

情報システム部

情報システム関連の事務職の仕事は、備品や貸与品管理、社内のヘルプデスク対応、PCセットアップおよび運用対応などです。

社内のパソコンやネットワーク環境を支えるポジションでもあるので、ある程度のITリテラシーや知識が求められるでしょう。

営業・マーケティング部

営業事務・マーケティングを補佐する事務の仕事は、見積書や発注書、請求書の作成、プレゼンテーション資料の作成、市場調査、データ分析など営業・マーケティング職のサポートをする仕事です。

商品やサービスを売ることに関わる部署なので、電話での問い合わせ対応や来客対応も重要な仕事です。

事務職に必要なスキルとは

事務職に求められるスキルには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、事務職全般に求められるスキルをご紹介します。

コミュニケーションスキル

電話やメール、来客応対など外部とのやり取りのほか、社内の人とのやり取りがあるのでコミュニケーション能力は必要となるでしょう。相手の意向を正しく理解して業務を遂行する、わからなければ確認するという臨機応変な対応が求められるでしょう。

事務職は何かを頼まれたり、指示に従って業務を遂行することも多いので、「頼みやすい」人でいることも重要だと考えられています。何かを依頼されたときに気持ちよく引き受ける、笑顔で接するなど、周囲と円滑に接することのできる振る舞いが大切です。

依頼されたときに嫌な顔をされると、依頼する方も頼みづらくなってしまい、業務に支障が出ることもあります。人間関係を良好に保つことができるのも、事務職に欠かせないスキルといえます。

PCスキル

書類作成、データ作成、メール対応など、一般的な事務の仕事はパソコンを使います。そのため、Word(ワード)、Excel(エクセル)など書類作成に必要なソフトを操作するスキルが必要です。Excelは関数を使用することが多いですが、業務内容によって求められるレベルが違います。

部署によっては、そのほかのツールやソフトを使用します。たとえば営業事務は、プレゼンテーション資料を作ることもあるので、Powerpoint(パワーポイント)の操作スキルを求められることもあるでしょう。

作業の正確性やスピード

事務職は任された仕事を素早く正確に処理するスキルが求められます。ミスがないように確認をしつつ、ある程度のスピードで処理をしなければなりません。

業務内容を正確に把握すること、わからないことがあれば適切に確認することが重要であり、前述したコミュニケーションスキルを活かしながら、作業を完了する必要があるでしょう。

スケジュール管理能力

どの業務をいつまでに終わらせるかなど、スケジュール管理能力も求められます。1つの仕事だけを行うだけでなく、複数の仕事を並行して行うことも多いため、突発的に優先度の高い仕事が入ってくることもあります。

ほかのメンバーの仕事の進捗も見ながら、必要に応じてスケジュールを変更して業務を進めていかなければいけません。

臨機応変な対応力

臨機応変な対応力も事務職には必要でしょう。ときには今までに経験したことのないことや誰が担当するのか不明確な業務が発生する場合があるからです。そのようなとき、業務の優先順位の確認や確認漏れを防ぐなど、臨機応変に対応する能力が求められます。

言われたことだけしかやらなかったり、やれなかったりする仕事の仕方だと、臨機応変な対応力は身につきにくいです。どのような職種においても言えることですが、日頃から自分の頭で考え、仕事に取り組むことが重要です。

事務職のスキルを客観的に評価するのは難しい

事務職の人事評価は難しいものがあります。営業職や技術職と比較して、目に見える数字や成果など客観的な指標を設けにくいからです。

作業スピードや期日、処理本数といった定量的な評価基準を設けつつ、定性的な指標と合わせて人事評価を行う必要があります。また、コミュニケーションスキルやPCスキルは、スキル項目を細分化してスキルマップを作成するなど、システム上でスキルを管理する必要があるでしょう。

事務職の人事評価で評価すべきチェックポイント

人事評価が難しい事務職ですが、どのような部分に気をつけて評価をすればいいのでしょうか。評価すべき点、チェックポイントについて解説します。

そもそも人事評価の項目とは

そもそも人事評価の評価基準には、一般的に「成果評価」「能力評価」「情意評価」の3つの評価項目があります。人事評価シートは、役職別、職種別に分類されたうえで、この3つの評価項目で構成されていることが多いです。

多くの企業では、業種や経営目標に沿って、社員に期待する役割や成果を評価項目に落とし込んで設定します。事務職の人事評価も会社での役割や役職によって、「成果評価」「能力評価」「情意評価」の設定項目が設けられます。

事務職における成果評価

成果評価は、社員自身が生み出した成果の度合いについて評価します。本人が設定した課題や目標に対しての達成度が1つの評価基準となります。

営業職のように、客観的にわかりやすい数値目標を設定できれば評価はしやすいですが、事務職はそれが難しい場合が多いです。できるだけ定量化したり、営業職の業績目標と連動させて評価するといいでしょう。具体的には以下の通りです。

ルーティンワーク業務マニュアルを作成し、通常1日かかっていた業務を半日で完了できるようになった。
後輩の指導計画に沿って指導し、後輩が1人で遂行できなかった業務を1人で完結できるようにした。
営業職の目標と連動営業職が今期売上目標を達成したのは、事務職の書類作成業務の効率化による後方支援も寄与している。
評価ポイント(例)
・ルーティンワークの質に向上が見られたか
・後輩の指導など周囲の成長をどれくらい促しているか
・営業職の後方支援にどれくらい寄与しているか

事務職における能力評価

事務職における能力評価は、作業の正確さや速さのほか、効率化や改善に対する取り組みを基準として評価します。

「より正確に、期日までに業務をこなせたか」「日常のルーティンワークをこなす以外に、プラスアルファの提案や取り組みができたか」ということを客観的に評価します。具体的には以下の通りです。

期日/正確性期日より1日早く、ミスなく作業を完了した。
改善人為的なミスが減るように、業務フローを改善した。
提案業務効率化のための仕組みづくりを提案し、実行した。
評価ポイント(例)
・ミスを減らすことができたか
・期日を守れているか
・新たな提案や試みができたか

事務職における情意評価

情意評価は、積極性、責任感、協調性といった要素を評価基準にします。仕事への意欲や取り組み方、姿勢、社会人としてのあり方に関する要素を評価するものです。具体的には以下の通りです。

積極性自ら成長につながる業務に取り組んだ。
協調性業務に偏りがあった同僚をサポートした。
評価ポイント(例)
・知識やスキル向上への取り組み
・多少困難でも、担っている業務を完結させることができたか
・わからないことは周囲に確認し、相談しながら進められたか
・チームメンバーや他部署も含めて、気配りをしながら仕事に取り組めたか

事務職の人事評価コメントの書き方・例文

人事評価そのものが難しい事務職ですが、同様に評価シートにコメントを書くのが難しいという声も聞かれます。具体的に評価項目を設定して公平な人事評価ができたとしても、本人に適切に伝えられるコメントでなければ、人材育成につなげることができません。

従業員がしっかり評価されていると感じられるコメントとは、どのようなものでしょうか。評価コメントの書き方の例をご紹介します。

人事労務事務

評価コメント人事制度の運用における日常業務について、問題点や改善点を自分なりにまとめ、上司や先輩に対して上申している。
改善コメント業務内容についての認識や目的が不明瞭なまま作業を進めてしまうことがある。わからない部分は事前に確認してから作業を進めましょう。

総務事務

評価コメント会社行事、社内慶事、防災に関する年間計画や企画など、迅速に処置できる体制を検討し整備を行っている。
改善コメント来客対応、電話応対など外部とのやり取りにおいて、伝達内容の聞き取りミスが目立つ。丁寧に確認し、必要なら復唱するなどして、改善してみましょう。

法務事務

評価コメント知的財産権に関する各法律についての知識を日々勉強していて、関係部門に適切な助言を行い、質問に対しても的を射た回答をしている。
改善コメント書類チェックにおいて、見落としが目立つ。チェックの見直しを徹底するとともに、チェック作業に少なくとも20分以上割けるようなスケジュール管理を行い、落ち着いて確認するといいでしょう。

経理事務

評価コメント社内の財務諸表作成業務の問題点や改善点を整理し、社内関係者や関係部門などに対して積極的に進言している。
改善コメント自身の日常業務はほとんど自動化できており、効率よく作業を進めている。さらに一歩進んで、部署全体の作業効率化もはかれるとよりよいですね。

営業事務

評価コメント顧客・取引先などの関係者との間に、必要な情報を素早く入手できるような人間関係を構築している。
改善コメント業務を1人で抱え込み、声をかけられてから周囲へ助けを求めることがある。業務量がキャパシティを超えていると判断した場合は、遠慮せずに上席、同僚に相談してください。

事務職の評価項目を明確にすべき理由

事務職の人事評価は大変難しいですが、だからこそ評価を受ける従業員が納得できるように評価項目を明確にする必要があります。事務職の評価項目を明確にするべき理由は、以下の3点です。

1.公平性と透明性
2.従業員エンゲージメントの維持と向上
3.企業理念やビジョンの共有

1.公平性と透明性

客観的な評価がしづらい事務職は、誰が見てもわかる評価基準を設けることで、どうしてそのような評価になるのか、ということを明らかにする必要があります。評価基準が不明確で納得感がなければ、会社に対して不満が募り、退職につながる可能性もあります。

また、人事評価は人が行うものなので、どうしても評価者の好き嫌いや印象の影響を受ける可能性も捨てきれません。

優秀な人材をしっかり育てていくためにも、人事評価項目を明確にし、納得感のある人事評価を行えるように制度を整えるといいでしょう。

2.従業員エンゲージメントの維持・向上

明確な評価項目に沿って適切な評価がなされていれば、従業員は自分の能力や成果を会社に認められていると思い、それが従業員エンゲージメントの維持や向上につながります。従業員が熱意を持って働くことができれば、会社全体の生産性も上がり、チームとしても士気が上がるでしょう。

3.企業理念・ビジョンの共有

人事評価項目には、会社の理念やビジョンが反映されやすいです。「どのような成果を達成したらいいのか」「どのように行動すればよいのか」「どのような能力を伸ばしていけばよいのか」が必然的に従業員に理解されやすくなります。

事務職を適正に評価するには

事務職を適正に評価するには、明確な評価基準を設定し、評価項目を可視化することが大切です。会社の求める成果と評価軸をコメントで従業員に示し、透明性のある運用を目指しましょう。

評価基準や評価項目を可視化するにはシステムを活用するのも一案です。

タレントマネジメントシステムスマカン』は、評価項目や評価フローを可視化して人事評価の運用をサポートいたします。評価コメントの入力もシステム上で完結し、過去の記録をもとに従業員の成長を促すこともできます。事務職の人事評価に、明確な基準を設けて運用したい企業におすすめいたします。

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