工数削減とは｜方法や取り組み方のポイントを徹底解説

「工数を削減したい」「工程や各作業を効率化したい」と考えている企業は少なくありません。しかし、具体的な工数削減のやり方を理解できていない場合や、間違った認識で工数削減に取り組んで失敗してしまうケースもあるでしょう。

工数削減には正しい理解と適切な順番に沿った取り組みが重要とされています。

そこで今回は工数削減について解説しながら、理解しておきたい原則や具体的な方法をご紹介します。工数削減を目指す責任者層、生産性向上や人材不足などに課題を感じている経営者や人事担当者にも役立つ内容となっていますので、ぜひチェックしてみてください。

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工数削減とは

工数削減とは、1つの作業を完了させるまでに必要な時間や人員を減らすことです。

工数削減を実現することで、時間を有効活用し、人件費を減らすことができるため、利益率アップにつながります。

しかし、実際に作業を行う各現場との調整がとれていない状態で工数削減を進めてはいけません。現場が納得していない状態で工数削減を一方的に進めてしまうことで、重要な工程がスムーズにいかなかったり、質が落ちてしまう危険性があるのです。

工数削減を行う場合は、現場のヒアリングや調整をしたうえで見直しを行い、どのように削減するのかという計画が大切といえるでしょう。

工数削減が必要とされている背景

工数削減が必要とされている背景には、さまざまな問題があります。具体的な理由について、確認してみましょう。

労働力人口の減少

工数が必要とされる背景として、労働力人口の減少が挙げられます。

少子高齢化が進んでいる昨今、労働力人口の減少は避けて通れない課題といえるでしょう。人材不足への対策方法はさまざまですが、工数を削減することも対応策の一つとして重要です。

そのためにも早い段階で工数削減に取り組み、少ない人材でも柔軟で臨機応変な対応ができる環境を整えておくことが重要です。

2025年の崖

工数削減が必要とされる理由の一つとして「2025年の崖」も挙げられるでしょう。

2025年の崖では、2025年頃からITシステムの老朽化やアプリケーションのサポート期限、人材の退職時期が重なり、企業やビジネスへの影響が大きいとされています。

そこで、企業が市場競争に生き残るためにDX化を進めていくことが必要とされています。DX化を進めるためにも、工数削減を行ったうえで人材や時間を確保し、デジタル人材を育成していくべきといえるでしょう。

出典：『DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～』(経済産業省)

工数削減の効果

工数削減で得られる具体的な効果を確認してみましょう。

コスト削減

工数削減を行うことで、これまでかかっていた時間分の光熱費や、人件費を削減することができるでしょう。少ない人員で、より時間短縮が期待できるため、コスト削減に効果があります。

生産性向上

工数削減は、1つの作業をこれまでよりも少ない人員かつ短時間で進めるため、生産性向上が見込めます。また、工程を見直すことで、業務の無駄を省いたり効率化が進むでしょう。

従業員の負担軽減

工数削減を行うことで、従業員の負担軽減にもつながります。

無駄な業務を削減したり、効率化することで業務量を減らすことができるでしょう。また、担当範囲の見直しや適正化をすることで、過度に業務を抱えている従業員の負担軽減にも効果が期待できるでしょう。

工数削減とECRSの原則

工数削減を行う際は、前提として「ECRSの原則」を意識することが重要です。

ECRSは「Eliminate」「Combine」「Rearrange」「Simplify」の4単語の頭文字をあわせたものです。一つひとつの内容について、確認してみましょう。

Eliminate

ECRSにおいて最初に検討すべき重要なのが、E(排除)です。

Eは、作業工程において無駄な作業やプロセス自体を排除することを示しています。排除できるものがある場合、コストも時間も人員もかけずに手っ取り早く工数削減を実現できます。

一例として、不要な測定作業や確認プロセスが時間や人員を無駄に使っている場合があります。こうした不要な作業や業務プロセスがある場合は、排除することで、工数削減の効果を実感できるでしょう。

Combine

ECRSにおける「Ｃ(結合と分離)」では、似たような作業を結合してまとめたり、逆に作業を分解するほうが効率的になる場合は分離するという内容です。

たとえば、同じような作業や必要な設備や道具を使う作業の場合は、まとめて行うことで時間短縮やコスト削減にもつながります。

また、1つの工程において違うジャンルの作業が混ざっている場合には、分解も重要です。分解することによって、1つの工程に類似した作業がまとまり、効率化がはかれるでしょう。

Rearrange

ECRSにおける「R(入替えと代替)」は、作業の順番を入れ替えたり、作業場所や担当者を変更することです。また、単純な入れ替えだけでなく、特定作業を排除したうえで代替作業を取り入れることもあります。

たとえば、作業の順番が適切でなかったり、作業自体を別の方法に変えるべき場合が挙げらるでしょう。劇的で即効性のある工数削減にはならなくても、長期的に見れば業務効率化や適正化につながる可能性があります。

Simplify

ECRSにおける最後の「S(Simplify)」は、業務内容や実態を踏まえたうえで、必要な場合は

各作業や工程において自動化したりパターン化するものです。

たとえば、事務作業を自動化したり、同じ業務を一つひとつ順番に行っているような場合に一括化するなどが挙げられます。簡素化するには、自動化できるツールを導入したり、ショートカットできる仕組みを整えることが必要です。

順番を意識することが重要

注意したいのは、ECRSのそれぞれの項目をただ実行するのではなく、あくまでもこの順番を意識して取り組むことが重要視されている点です。

「ECRS」の順番に沿って、取り組めるようそれぞれの工程や作業とあわせて確認しましょう。

工数削減の方法や手順

工数削減を進めるには、どのような手法があるのでしょうか。具体的に工数削減の方法についてご紹介します。

工数の現状確認

工数削減に取り組む前に、現時点の工数がどのようになっているかを確認します。全体の時間やかかわっている従業員、重要な工程や時間がかかる作業などを把握しましょう。

業務を整理

工数削減に取り組むために、具体的に作業を見直します。現状確認の際に洗い出したポイントを活用しながら、業務の整理を行いましょう。

優先順位の見直し

工数削減を行う場合、優先順位のつけ方が重要です。業務を整理したら、優先順位を見直しましょう。

具体的には、重要度も緊急度も高い作業を最優先とし、重要度が高いもの、緊急度が高いもの、どちらにも該当しないもの、というように優先順位をつけましょう。

可能な範囲でデジタル化

工数削減の重要なステップでもありますが、工数の中で単純作業などはシステムを活用するなどのデジタル化をはかりましょう。

事務作業やルーティンワークなどには、システムを活用すれば自動化できるものが多くあります。手作業にこだわるのではなく、自動化することで効率的に工数削減ができる場合は積極的に活用しましょう。

担当範囲の明確化

工数削減において、誰がどの業務をどの程度まで担当するかという点も重要です。

担当範囲が曖昧（あいまい）だと、本来やらなくていい業務をやっていたり、重複して業務を行ったりすることになるでしょう。まずは担当者ごとの業務範囲を明確にしたうえで、全員が理解できるように共有するといいでしょう。

工数削減を踏まえて作業を開始

工数削減に関する計画が定まって、全員が理解できたら、実施に向けて作業を開始します。決まった内容や詳細ルールなどについては資料などで共有し、いつでも確認できるようにしておきましょう。

PDCAの繰り返し

工数削減の計画に基づいて、作業を実施していく中で、随時工数削減ができているのか、具体的な結果などを評価しましょう。

PDCAを回しながら、課題点を抽出し、今後の改善施策を計画します。

工数削減のポイント

工数削減を成功させるために意識すべき重要なポイントについて、ご紹介します。

社内への周知と理解を得る

工数削減には、従業員の理解と協力が不可欠です。

工数削減に関する内容を従業員に周知し、理解と協力をしてもらいましょう。

工数削減に関して、目的や対象プロジェクト、実施日や注意点などを共有し、スムーズな対応や連携を目指しましょう。

優先順位を付ける

工数削減では、やみくもに取り組むのではなく、優先順位をつけたうえで作業に取り組むのが失敗しないポイントです。

本来の業務で達成すべき目標を踏まえて、工数削減の計画を立てます。優先順位をつけずに工数削減だけが目標にならないよう、注意しましょう。

追加作業が必要になる場合もある

工数削減では、作業を削減するだけではありません。工数削減を実現するために必要な作業が発生したり、効率化に伴いやるべき作業が必要になる場合もあるでしょう。

工数削減という目的を踏まえたうえで、新たに必要な作業が発生する場合もあるという点を理解しておきましょう。

システムの活用も視野に入れる

工数削減をより効率よく進めるために、システムを活用することも視野に入れましょう。

たとえば単純な集計業務や入力業務などの事務作業は、システムを利用することで自動化できるだけでなく、ミスのない正確な業務にもつながります。

すべての作業を手作業で行っている場合、作業内容によってはシステムを活用することで大幅な作業工数の削減につながることもあるという点を意識するのもおすすめです。

工数削減にはツール活用がおすすめ

工数削減を実現するためには、業務や工程を改善することが重要であることに変わりありません。しかし、ツールを活用しながら工数削減を進めることも検討すべき点でしょう。

直接的に工数を削減できるような機能を搭載するツールであれば、時間のかかっていた作業を自動化したり、一括化することができるため、大幅な工数削減も期待できます。

また、工数を管理するツールを導入することで、全体を把握しながら、一つひとつの作業進捗を管理することも可能です。

工数管理を適切に行うことで、遅れやトラブルが発生した際にもいち早く気づき、対応することができるでしょう。直接的にそれぞれの分野の作業を効率化できるツールや、工数管理を目的としたツールもあるため、自社の目的に沿ったものをチェックしてみてはいかがでしょうか。

タレントマネジメントで人事部の工数削減

人事業務の工数削減を検討している場合、タレントマネジメントがおすすめです。

一般的に人事部では、人事評価や採用業務、人材育成や人材配置など、膨大で多岐にわたる業務を担当します。特に人事評価や採用業務などにおいて工数を削減したり、効率化させたいと悩んでいるケースも少なくありません。

しかしタレントマネジメントでは、人事評価業務において時間のかかる自己評価～承認までの工程をシステム上で完結できるようになります。

一括管理する従業員データを活用すれば、欲しい人材像を明確化し、採用選考を効率化することもできるでしょう。

タレントマネジメントシステムならスマカン

『スマカン』は、人材データの一元管理や可視化、適正な人材配置、優秀な人材育成、納得感のある人事評価など、戦略的人事の実行をサポートするタレントマネジメントシステムです。

多くの官公庁や大学法人、さまざまな規模の民間企業への導入実績を誇ります。業種や業態を問わず幅広い企業や公的機関で、人事業務の効率化や人材情報の一元管理、データ分析から組織強化につなげることができるでしょう。

用途に合わせた柔軟なプランでお使いいただけるのも魅力のひとつ。自社の人事課題や目的に合わせて必要なものをご利用いただけます。

スマカンでは、サービス紹介資料はもちろん、人事労務のノウハウに関する資料を無料でダウンロードいただけます。また、30日間の無料トライアルもご提供していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

まとめ

工数削減で効率化や生産性の向上を実現できれば、企業の利益にもつながります。

工数削減を成功させるためには、正しい方法を理解し、実践することです。やみくもに作業を削除したり、人員を減らすような対応ではなく「ECRSの原則」や工数削減の具体的方法を参考にしたうえで効果的な工数削減に取り組みましょう。

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記事監修

スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎

一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。