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業務効率化の成功事例｜進め方やアイデアも徹底解説
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業務効率化の成功事例やアイデアにはどのようなものがあるのでしょうか。
近年、日本では少子高齢化にともなう労働力不足や働き方改革の推進など、さまざまな課題を抱えています。そこで重要になるものの一つが「業務効率化」です。
業務効率化を実現できると、コストの削減、人材不足の解消、生産性向上、従業員のモチベーション向上が期待できます。
当記事では、業務効率化について、成功事例やアイデア、実際の進め方などを中心にご紹介します。業務効率化を進めたいという企業や、他社の成功事例を知りたいという企業の経営層や人事担当者、部門責任者はぜひ参考にしてみてください。
目次（タップして開閉）
業務効率化とは？
業務効率化とは、業務のなかのムリ・ムダ・ムラ（3M）を見つけ、仕事の進め方や作業手順などを見直して改善することです。非効率な業務の進め方を改善することで、企業にも従業員にもさまざまなメリットがあるとされています。
ムリ（無理）
3Mにおける「ムリ」は、能力を上回る負荷がかかっている状況です。たとえば、過密スケジュールで特定の従業員やチームに業務が過剰に集中していることです。
ムダ（無駄）
3Mにおける「能力」を下回る負荷が生じている状況です。たとえば、特定の従業員だけタスクがなく暇を持て余していることです。
ムラ
3Mにおける「ムラ」は、ムリとムダが混在している状況です。たとえば、6月は残業が必要なほど忙しい一方で、7月は仕事がほとんどないという状況です。
業務効率化はなぜ必要か
業務効率化は、
| ・コストの削減 ・人材不足の課題をサポート ・生産性向上 ・従業員のモチベーション向上 |
業務効率化ができると、人件費や経費などのコストを減らせます。また、リソースに余裕が生じるので、設備投資を充実させたり、新規事業を立ち上げたりすることもできるでしょう。
また、コア業務への専念や労働時間の削減もできるため、モチベーションやエンゲージメントが向上しやすくなるでしょう。また、ワーク・ライフ・バランスを実現できるようになるため、従業員満足度の向上も期待できます。
業務効率化と生産性向上の違い
業務効率化は、生産性向上と似たような意味と認識され、混同されやすい言葉といえます。しかし、両者は同じ意味をあらわす言葉ではありません。
業務効率化は3Mを削減することによって、経営資源の投入量を減らしても同じ成果を出せるようにすることを意味します。
一方、生産性向上はより少ない経営資源で得られる成果を「最大化」することです。
一般的には、業務を効率化すると自然と生産性も向上します。そのため、生産性向上は目的であり、生産性向上を実現するための施策の一つとして業務効率化があるとも考えられます。
業務効率化のメリット
業務効率化をすることで得られるメリットにはどのような点があるのでしょうか。具体的なメリットについて確認してみましょう。
時間を有効的に使える
業務効率化ができると、時間を有効的に使えるようになります。効率化できた業務に割いていた時間を、コア業務に充てたり、残業時間を減らしたりできるでしょう。
従業員個人の負担が減り、企業の人件費も削減できるため、双方にメリットがあるといえます。
コストを削減できる
業務効率化ができると、コストの削減も期待できます。たとえば用紙を使って資料をつくっていた場合、ペーパーレス化することで、用紙やインク代、コピー代を節約できます。また、資料を印刷したり配布したりする手間もなくせるため、人的コストも削減できるでしょう。
生産性の向上
業務効率化によって、生産性向上も期待できます。これまで手動で行っていた業務を自動化できれば、ほかの業務に充てたり、これまでよりも少ない人数で業務を回せるようになるでしょう。
従業員のモチベーション向上
業務効率化によって、業務をよりスムーズに進められるようになると、残業時間が減ったり、コア業務に専念できたりするため、モチベーションも向上しやすくなるでしょう。
コア業務に専念することで、目標達成が近づけば、さらに意欲的に取り組めるかもしれません。
| 関連記事 コア業務・ノンコア業務とは？ |
業務効率化するための施策事例やアイデア
業務効率化するための施策例やアイデアにはどのような方法があるのでしょうか。5つご紹介します。
人材配置や人事戦略の見直し
業務効率化は、適材適所の人材配置や人事異動を実施したり、チームのリーダーを選出したりすることも有効です。人材の採用・育成・配置・定着などの人事業務を改善する人事戦略によって、課題を解決するのもよいでしょう。
これらの施策を成功させるには、従業員のスキルを可視化して一元管理するスキル管理が重要です。従業員の資格や能力、経験などの情報をもとに適切な施策を実現できます。マネジメント層や管理職にとっては施策の根拠となるデータとしても有効に利用できるでしょう。
| 関連記事 人事戦略とは？ |
業務フローの見直し
業務フローを見直すことで、やるべきことを明確化して無駄を省きましょう。
このときに有効なのがKPIをもとにしたアクションプランです。KPIが明確であると業務の優先順位が決まり、具体的なアクションプランに落とし込めます。
たとえば、人事部のKPIが「6月までに全社員の残業時間を20％削減する」ならば、アクションプランは「残業の事前申請をルール化する」「定時以降の会議を禁止する」などになるでしょう。
マネジメント・管理体制の強化
業務効率化では、部署やチームが連携し、従業員一人ひとりが報連相を確実に行う環境を整えることも必要です。そのためには、4大経営資源であるヒト、モノ、カネ、情報を適切に管理するマネジメントを強化するとよいでしょう。
特にヒト（従業員）の管理として、従業員一人ひとりの目標と組織目標を連動させてパフォーマンスを最大化することが大切です。MBOやOKRなどの目標管理制度を運用しながら、1on1ミーティングを定期的に実施して、部下の成長を促しましょう。
システムツールの導入やDX化の推進
業務効率化では、システム化やDX化が大きな効果をもたらします。
紙やExcelなどで資料を管理している企業や、過去の技術で構築された複雑なレガシーシステムを利用し続けている企業が少なくありません。このような企業では無駄なコストや人件費が発生しがちです。
この問題を解決するのに有効なのが、最新のシステムツールを導入するなど、DX（Digital Transformation）化を推進することです。
ビジネスにおけるDXとは、企業がデジタル技術やIT技術を駆使して業務や企業文化などを変革し、競争上の優位性を確立することを意味します。近年は経済産業省もDXを推奨しています。時代遅れにならないためにも、企業にとってDX化が喫緊の課題といえるでしょう
アウトソーシングの活用
業務効率化ではアウトソーシングを上手に活用することも手段の一つとして有効です。
ノンコア業務のアウトソーシングが一般的ですが、近年はアウトソーシングできる分野が広がり、ノンコア業務以外の専門的な業務のアウトソーシングも普及しています。
たとえば、デジタルマーケティングや営業システム運用といったIT関連の業務については、自社でIT人材を雇用するよりも、外部の専門機関に委託した方が効率的なことも少なくありません。
外部の専門機関が蓄積してきた知識や経験を利用できると、競争力を高められるでしょう。
業務効率化の成功事例
業務効率化に成功した企業の成功事例を3つご紹介します。
また、厚生労働省のサイトには、生産性向上や働き方改革の一環として業務効率化に取り組む企業の成功事例が数多く紹介されていますので、参考にしてみるのもよいでしょう。
業務成功事例１ ノー残業デーの実施
業務効率化のために、ノー残業デーを設けることで効率化に成功した事例があります。
あえて忙しくなりやすい月曜日や週末などにノー残業デーを設定したことで「効率的に業務を行う」という意識へと変化しました。
従業員のリフレッシュになるだけでなく、残業をせずに業務を遂行するためにどうしたらよいかを考えられるようになり、それぞれの従業員が効率化を意識できるようになったということです。
成功事例2 業務効率向上の目標設定
業務効率化の成功事例として、業務効率向上をあえて目標として設定したケースもあります。
目標に設定することで、より実効性のある取り組みができるようになるでしょう。進捗状況を管理したり、上司とコミュニケーションを取るなどして、業務効率を上げる方法を常に意識して取り組めます。
ただし、業務効率向上を目標として設定する場合、業務効率向上そのものが目的化しないよう注意が必要です。
成功事例3 ICT化の推進
業務効率化のためにICTシステムを導入したことで、業務効率化に成功した事例もあります。
ICTシステムは、保育園や幼稚園など多くの教育現場でも活用されています。保育園では、保育日誌や登園管理、電話対応など保育時間中にもさまざまな業務があり、保育士の負担が重くなりがちです。
そこでICTシステムを活用し、保護者対応や事務作業、情報管理をシステム上で行えるようにして、大幅な業務効率化に成功した事例があります。
業務効率化する際の注意点やポイント
業務効率化する際に注意すべき点には、どのようなものがあるのでしょうか。ポイントを理解して取り組むことでより失敗を防げるはずです。
業務効率化すべきことを見極める
業務の中には効率化すべきことと効率化すべきでないことがあります。現状を的確に把握して両者を区別することがポイントです。
| ・手動で行っている単純作業 ・毎日行うルーティン業務 ・計算や数字管理 ・過剰にこだわっている作業 ・複雑な役割分担 |
上記のような業務は、効率化すべき業務といえます。効率化できれば、時間を有効に使えるようになるでしょう。
反対に、業務効率化すべきではないこととして、業務の確認体制や企画や改善策を検討する時間、などが挙げられます。かえって仕事が滞ったり、ミスや不正が増えたりする可能性があるためです。場合によっては大事故につながることもあるため、効率化すべきことと厳密に区別する必要があります。
手段を目的化しない
業務効率化に取り組む際は、手段が目的にならないようにしましょう。企業によっても目的は異なりますが、最終的な目的は業務効率化そのものではありません。
たとえば、労働時間の削減なのか、コスト削減なのか、最終的な目的を理解したうえで、その手段としてツールを導入するなどして、業務効率化を実現させましょう。
コストがかさむ場合もある
業務効率化を行うために、ツールを導入する際は費用がかかります。また、新たなツールの使い方を覚えるために時間がかかる場合もあるでしょう。
このように、業務効率化にはコストがかかる場合もあります。少しでも従業員の負担を減らせるように、マニュアルを作成したり、できるだけ簡単に理解できるような研修会を実施したりするとよいでしょう。
一気に進めようとしない
業務効率化に取り組む際は、自社の目的や課題から優先度をつけて取り組んだり、取り組めるものから着手したりなどして、一気に進めようとしないようにしましょう。
業務効率化では、新たなツールを導入したり、これまでの業務プロセスに変更が生じる可能性があります。一気にやろうとすると、従業員が混乱してしまう可能性があるため、焦らずに取り組むことが大切です。
業務効率化の進め方
業務効率化を進める際は、正しい進め方を理解して行うことが大切です。一般的にどのような手順やステップで行うとよいのか、確認してみましょう。
現状把握と課題の洗い出し
業務効率化の最初のステップでは、3Mの状況や課題を正しく把握します。
| ・業務の中で何がムダ（無駄）なのか？ ・特定の業務に対して過剰に人材のリソースを割いていないか ・費用対効果を落としている原因は何か？ |
また、現場で働く従業員の声に耳を傾けることも課題の洗い出しに役立ちます。従業員の声を抽出するには、1on1ミーティングや社内アンケートなどが有効です。
業務効率化すべき業務の抽出
次に業務効率化すべき業務を抽出しましょう。
特にノンコア業務は、型が決まっていて難易度が低い業務であるため、効率化に向いています。ノンコア業務とは直接的には利益を生み出さないものの、企業や組織における業務全般を遂行する業務です。
具体的には、すべての部署で共通する集計作業やデータ入力作業などが挙げられます。人事部では勤怠管理や入社管理など、営業部では資料や新規顧客リストの作成などがノンコア業務に該当するでしょう。
| 関連記事 ノンコア業務について詳しく解説 |
施策の検討・実施
業務効率化すべき業務が抽出できたら、具体的な施策や方法を検討します。
業務効率化すべき業務のなかには、順番を変えたり担当者を変えたりするなど、コストや時間をかけずに取り組めるものもあるかもしれません。
また、利益に直結しない労務管理のようなノンコア業務は、アウトソーシングも視野に入れてみてもいいでしょう。
施策の方針としては「ECRS（イクルス）」が役立ちます。ECRSとは「改善の4原則」のことで、具体的に以下の4つの方針があります。
| Eliminate（排除） | 目標達成に必要のない工程や作業の削減 |
|---|---|
| Combine（結合） | 関連性や類似性が高い複数業務を1つにまとめる |
| Rearrange（交換） | 業務の順番や場所、担当者などを入れ替え |
| Simplify（単純化） | 業務をより単純なものにする |
業務効率化のスケジュールを立てる
業務効率化すべき業務が決まったら、全体的なスケジュール感を立てましょう。
業務効率化すべき業務のなかには、順番を変えてみたり、担当者を変えるだけでも効率化できる場合もあるかもしれません。コストや時間をかけずに取り組めるものがあれば、早めに取り組んでもよいでしょう。
すべてを一気に取り組もうとすると社内が混乱してしまうため、優先度を見極めるなどして、業務効率化の実施計画を立てましょう。
施策の実行とPDCA
業務効率化の施策を実施したら、その効果を検証することが重要です。効果を検証する方法としては従業員満足度調査やサーベイを活用するのもよいでしょう。
うまくいかなった場合は原因を追及したうえで施策を見直し、業務効率化が成功したものは、計画に沿って次の施策を進めます。
業務効率化の場合も、PDCAサイクルを意識して取り組むようにしましょう。
| Plan（計画） | 施策を計画する |
|---|---|
| Do（実行） | 計画を実行に移す |
| Check（評価） | 効果を検証して評価する |
| Action（改善） | 評価をもとに施策を見直して改善する |
| 関連記事 PDCAをより詳しく解説 |
人事業務の効率化ならタレントマネジメントシステム
人事業務の効率化を進めたい場合は、システムツールの導入が効果的です。特にタレントマネジメントシステムなら、膨大な従業員情報を一元的に管理したうえで、さまざまな人事施策に役立つ機能を搭載しているため、業務効率化も戦略人事の実行も実現できるでしょう。
タレントマネジメントシステム『スマカン』は人事情報管理、人事評価、目標管理、育成計画など、従業員の管理を総合的にサポートできるシステムです。
1on1ミーティングの面談ログを一元管理してフィードバックに活用したり、従業員満足度アンケートやコンディションチェックなどで従業員の状況を可視化したりする機能も充実しています。人事の業務効率化を実現しながら、従業員の管理にもお役立ていただけるでしょう。
スマカンでは、サービス紹介資料はもちろん、人事労務のノウハウに関する資料を無料でダウンロードいただけます。また、30日間の無料トライアルもご提供していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
まとめ
業務効率化によって非効率な業務の進め方を改善することで、
| ・コストの削減 ・人材不足の課題をサポート ・生産性向上 ・従業員のモチベーション向上 |
などを実現でき、企業にも従業員にもさまざまなメリットがもたらされます。
大切なのは効果的な方法や正しい進め方を理解して取り組むことです。当記事でご紹介した施策例や成功事例、業務効率化の進め方を参考に、業務効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
記事監修
スマカン株式会社 代表取締役社長 唐沢雄三郎
2008年より、一貫して現場に寄り添う人事システムの開発に注力している起業家。戦略人事情報・人材マネジメントシステム、マイナンバー管理システムをはじめ、近年はタレントマネジメントにまで専門領域を広げ、着実に実績を積み上げている。主力製品は公共機関など多くの団体・企業に支持され、その信頼と実績をもとに日本の人材課題の解決に貢献している。
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