スキル管理システムとは？ 必要とされる理由と導入メリット

近年、多くの企業が従業員が保有するスキルを管理し、組織内で共有する「スキル管理」を行っています。スキル管理は従業員数が増えるほど難しくなり、システムを導入する企業も少なくありません。

当記事では「スキル管理システム」の導入が必要とされる理由や活用で得られるメリットをご紹介します。

スキル管理システムとは

スキル管理システムとは、従業員のスキルや知識などを可視化・データ化し、一元管理できるシステムのことです。計画的な人材育成や人事評価、戦略的な経営戦略、採用などに役立てることができます。

社員の「スキル管理」とは

スキル管理システムでは、社員それぞれが持つさまざまなスキルを一元管理することができます。従業員数が多い企業でも、システムで管理することで、すぐにデータを呼び出し把握できるため便利です。システムを活用したスキル管理では、主に次の3点が可能となります。

従業員それぞれのスキルの評価・設計

スキルをデータ化し管理することで、業務に必要な能力を持っているかを判断できます。成果を上げるために必要なスキルを、実際の職務行動や成果を基準に評価・設計します。

従業員それぞれのスキルの可視化

本来数値化が難しいとされるヒューマンスキルやコンセプチュアルスキルについても、スキル管理システムならデータに集約することができます。データで一元管理し可視化できれば、正当性のある人事評価や適切な人員配置などに役立てられます。

最適なスキル目標の比較や管理

スキル管理システムを用いることで、スキルレベルを定期的に確認し習得度をチェックすることができます。それにより、最適なスキル目標を立てることができ、従業員のモチベーション向上につなげることもできます。

スキル管理システムが持つ機能

スキル管理を行うにあたり、システムを導入すべきかどうかで悩んでいる人事担当者も多いでしょう。スキル管理システムにはどのような機能があるのでしょうか。スキル管理を実施する場合、その機能が自社でどう役立つのかをチェックしましょう。

スキルの一元管理

スキル管理システムでは、全従業員のスキルを一元管理できることが強みといえます。所属する部門に関係なく、横断的に従業員のスキルを把握することができます。人事異動の際も、すぐにデータを引き継ぐことができるため、スピーディーな処理が可能となります。

スキルの入力

クラウドで管理できるシステムの場合、インターネット環境があれば、従業員自らがシステムを操作することが可能です。スキル習得に関してアップデートする情報がある場合、さまざまな端末から従業員が直接システムに入力したり更新したりすることができます。

スキル情報の閲覧・検索

企業の多くでは、部署やプロジェクトごとに必要となるスキルも異なります。スキル管理システムは、それぞれの組織で必要としているスキルを持った従業員を簡単に呼び出すことができます。Excelで管理している場合と違い、即座に情報を呼び出すことができ、スキルマップへの反映もスピーディーに行うことができます。

スキル項目の追加・設定

部署やプロジェクトごとに、新たなスキルが必要となった場合でも、簡単にスキル項目の追加や設定を行うことができます。システムによっては、従業員ごとのスキルの有無だけでなく、段階を分けた習得レベルを設定し研修を企画することも可能です。

スキル評価項目の設定

スキルマップをスキル管理システムで作成することで、簡単にスキル評価項目の設定を行うことが可能です。システムを活用すれば、スキルと人事評価を連携することもでき、煩雑な作業の簡略化も実現できます。

スキル管理システムが必要とされる理由

企業にとってスキル管理はとても重要な意味を持ちます。ここではなぜスキル管理システムが必要なのかを説明します。

組織全体のスキルアップにつながるため

スキル管理システムでは、従業員個々のスキルだけでなく、企業・組織が持つスキルの全容が把握できます。組織の強化すべき部分がわかるため、必要なスキルがわかります。人材育成や人材採用においても効率的・効果的な計画を立てることができるでしょう。組織全体でスキルを持つ人材を強化していくことで、ゆくゆくは業績の向上にもつながります。

従業員エンゲージメントの向上が期待できるため

スキル管理システムを活用し、スキル管理をデータに集約することで、従業員のモチベーションの向上につなげることができます。

スキル管理システムでは、スキルが可視化されます。情報は、人事や管理職のみならず、会社全体で共有することも可能です。従業員は自身に足りないスキルを把握することができ、スキルアップのアクションがとりやすくなります。

スキルマップも用いることで、自身の成長度合いも明確化され、モチベーションアップにつながります。従業員のやる気に火をつけることができれば、従業員エンゲージメントも次第に向上していくでしょう。

最適な人材育成やスキルの継承を計画できるため

業務内容によっては、資格や免許などのスキルを必要とする場合があります。スキル管理システムを導入していれば、そのような特別なスキルを誰が保有しているかがひと目でわかります。

もしその従業員が退職することになった場合、業務を引き継いでくれる資格保有者がいるかどうかもすぐに把握できます。業務を引き継ぐことができる従業員がいない場合でも、継承者を育成する計画を早期に立てることが可能です。

人材の発掘と最適な配置が実行できるため

スキル管理システムでは、従業員それぞれのスキルを把握できます。そのため、タイミングに合わせて素早く適切な人材配置を行うことが可能です。

資格や免許といったスキルだけでなく、ヒューマンスキルなども可視化できるため、それぞれの部署の特色に合った人材を配置することができます。自分に合った部署に配属されることで、従業員はスキルを発揮でき、モチベーションの向上にもつながります。

スキル管理システムの導入メリット〜人事担当者・経営者編〜

スキル管理システムを導入することで、人事担当者や経営者はどのようなメリットを得られるのでしょうか。

社員それぞれが持つスキルを把握できる【総合的なマネジメント】

スキル管理システムを用いれば、従業員の評価や能力・スキルなどの情報を集約することができます。それにより、適材適所の人材配置や適性に応じた教育研修などを通じて、従業員のパフォーマンスを最大化するタレントマネジメントが実現できます。

公的資格のほか、社内認定資格、そのほかのさまざまなスキルを可視化・データ化し、総合的にマネジメントができるため、人材能力を活かした戦略的な経営・組織内のスキル分析も行いやすくなります。

社員の適性に応じて異動ができる【適切な人材配置】

従業員のスキルを把握することで、適性に応じた人事異動が可能となります。適切な人材配置が行えることは、従業員個々のスキルをじゅうぶんに発揮できることにつながります。

自分に合った環境で仕事ができることで、従業員のモチベーションやパフォーマンスが向上し、部署・企業全体の業績アップや業務の効率化も実現できます。そのような状況になれば、会社への愛着心もわき、従業員の離職を防ぐことにもなるでしょう。

不足しているスキルがわかる【効果的な人材育成】

スキル管理システムでは、部署や企業全体に不足しているスキルも把握できます。補うべきスキルがわかれば、それを満たすことを目的としたスキルアップ研修を計画することができます。

どのスキルをどの程度の人数に習得してもらえばよいかもわかるため、研修などの施策の規模やカリキュラムも考えやすくなります。効果的な人材育成プログラムを実行できれば、短期間で従業員のスキルアップやキャリアアップにつなげることもできるでしょう。

客観的に評価できる【公正な人事評価】

従業員のスキルや資格を、スキル管理システムで管理していれば、より効率的に人事評価と紐づけることも可能です。スキルマップを併用し「誰がどの程度のスキルを持っているのか」「どのくらいのスキルアップに成功したか」などを客観的に把握できれば、公正な人事評価を行えます。

正当性のある評価は、従業員からの理解も得やすく、評価に対する納得度も高まります。明確な評価基準があれば、スキルアップへの意欲も高まり、従業員エンゲージメントの向上も期待できます。

評価基準を明確化できる【計画的なスキルアップ計画】

スキル管理システムを用いることで、スキルレベルの評価基準を明確化することができます。従業員1人ひとりの不足しているスキルや習得できていない部分を補うための、効果的な教育プログラムを計画できるようになります。

個々に合った育成計画を立案できれば、現段階でのレベルに合わせた研修を実施することも可能です。また、従業員の目標設定も行いやすくなり、効果的なスキルアップが実現できるでしょう。結果的に業務効率化や業績アップ、従業員エンゲージメントの向上も望めるでしょう。

必要なスキルがわかる【的確な採用計画】

スキル管理システムで、企業全体のスキルを把握できていれば、無駄のない採用計画を立てることが可能です。どの部門に、どのスキルを持った人材が何人必要なのかが明確化できるため、的を絞った採用計画を実行することができます。

無駄のない人材採用が実現できれば、コストを削減することにもつながります。また採用された人材にとっても、自身のスキルを最大限に発揮できる部門への配属となるため、モチベーションを上げながら業務を遂行できるでしょう。

スキル管理システムの導入メリット〜従業員編〜

次に、スキル管理システムを導入することで、従業員にとってどのようなメリットを得られるのか解説いたします。

不足しているスキルを把握できる【適切なフォロー】

スキル管理システムは、従業員との情報共有が可能です。そのため、社員1人ひとりは自身が保有しているスキルを把握するとともに、不足しているスキルについても知ることができます。

自身に足りないスキルを自覚することによって、それを克服するための行動や学習の道筋を立てやすくなります。さらに、上司や先輩社員に相談することで、適切なフォローをしてもらうことができます。

自身の得意を理解できる【適材適所の実現】

従業員が自身のスキルを把握することで、自分の適性や得意と感じられる業務が見えてきます。自身のスキルを最大限に発揮することができる部署への異動も、人事担当者や上司へ、明確な理由を添えて希望することができます。人事担当者も適材適所の人材配置が可能となります。

スキルを発揮できる【エンゲージメントの向上】

企業が従業員のスキルを活かそうと働きかけることは、従業員の向上心を高めることにもつながります。スキル管理システムを活用し、適材適所の人材配置や的確な採用を行うことができれば、従業員は自分が持つスキルを発揮することができます。

従業員が力を発揮できる環境を得られることは、生産性の向上にもつながるため、企業にとっても大きなメリットを生み出します。得意な分野でスキルを発揮できれば、評価されやすくなり、従業員のエンゲージメントも高まるでしょう。このような好循環ができれば、人材の定着率も向上していくはずです。

スキル管理システムを導入するときの注意点

スキル管理システムがあれば、さまざまなメリットを得られます。しかし、やみくもにスキル管理システムを選んでしまうのはおすすめできません。ここでは、スキル管理システムを導入する際に注意すべきポイントを2点挙げています。

自社の課題とシステムの特徴に整合性があるかを確認する

最近では、さまざまな企業がスキル管理システムを提供しています。なかには無料で利用できるものもあります。「スキル管理システム」とひと口にいっても、それぞれに特徴があります。

人事や労務業務を幅広くカバーするものもあれば、ある分野の業務に特化したもの、スキル管理に限定したものなどさまざまです。当然、搭載される機能の数によって費用も変わります。

まずはスキル管理をどのような課題解決に活かしたいのかなど、自社が抱える課題を明確にすることが大切です。数あるスキル管理システムを比較検討し、自社の課題と整合性のあるものを選ぶようにしましょう。

システムの使いやすさ・利便性を確認する

スキル管理システムで、網羅的に課題解決を行いたいと考える企業であれば、総合的なタレントマネジメントができるシステムを選ぶとよいかもしれません。しかし、システムの使い勝手や利便性が自社にマッチしているかどうかもチェックした方がよいでしょう。

あまりにも複雑な操作が必要だったり、データの紐づけができなかったりすると、スキル管理システムを導入する意味がありません。便利にスキル管理が行うことができ、できるだけ直感的かつシンプルな操作で使いこなせるシステムを選ぶとよいでしょう。

従業員のスキル管理をして、タレントマネジメントを実現

スキル管理を行うと、企業と従業員双方にさまざまなメリットがあります。従業員個々の能力やスキルを一元管理し、適切な人事評価や適材適所の人材配置、適性に応じた教育研修など、タレントマネジメントが実現できれば、従業員のモチベーション管理やリーダーの育成といった人事課題も解決できます。自社の課題に合ったスキル管理システムを選ベれば、会社全体の生産性を高め、将来的に企業の成長にも大きく寄与するはずです。

タレントマネジメントシステム『スマカン』は従業員の経歴、スキル、評価などを一元管理できるため、​スキル管理を効率的に行なうのに役立ちます。個人のスキルや能力、本人の志向を把握することで、個々人に最適な育成が可能です。1on1ミーティングや研修履歴のデータを蓄積することもでき、従業員の成長やスキルアップも明確となります。さらには人事配置や人事評価などにも応用でき、戦略的なタレントマネジメントをサポートすることができます。

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