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ジョブディスクリプション(職務記述書)の書き方|項目と記述例(サンプル)や作成方法を紹介

ジョブディスクリプション(職務記述書)の書き方とは? 必要な項目、具体的な記述例(サンプル)、作成方法を紹介

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当記事では、日本でも注目を集め始めているジョブディスクリプション(職務記述書)の書き方を紹介します。どんな項目を用意すればいいのか、何を書けばいいのか、などがわかる具体的な解説と記述例(サンプル)を用意しています。

注目されている背景や目的、運用の注意点も説明しているため、ジョブディスクリプションに興味がある、導入を検討しているという方は、ぜひお役立てください。

目次(タップして開閉)

    ジョブディスクリプション(職務記述書)とは

    具体的な書き方を解説する前に、まずはジョブスクリプションの概要と目的、求人募集要項との違いや、日本で注目を集めている理由を簡単に説明します。

    ジョブディスクリプションの定義

    ジョブディスクリプションとは、従業員の業務内容が書かれた文書で、日本語では職務記述書ともいいます。職種名、部署、役割、必要なスキルなどが記載されている場合が多いです。業務の内容については、具体的に何をどうやってどこまでやるかが詳細に書かれています

    まだ日本ではなじみがありませんが、欧米では一般的に使われている文書です。会社によって作成されたジョブディスクリプションは、主に人材採用と人事評価に活用されています。

    ジョブディスクリプションの目的

    ジョブディスクリプションには、大きく2つの目的があります。

    1つめは業務の効率を高め、生産性を向上させるためです。

    業務内容を具体的に定義しておくことによって、誰が何をどうやってどこまでやるか決まります。従業員の目的と責任に対する認識をそろえて、業務に関してあいまいな部分をなくすのです。

    それによって、企業でよく発生する「全員が誰かやると思って誰もやっていなかった」「よかれと思ってやらなくてもいいことまでやっていた」といった事態を防ぐげるでしょう。こうした業務に関する無駄を排除して生産性を高めることがジョブディスクリプションの目的でありメリットです。

    2つめは公平な人事評価をするためです。欧米では「職務給」という考え方が一般的になっています。これは年齢や役職ではなく仕事ぶりで給与が決まる仕組みです。

    しかし、仕事ぶりを判断する際に、従業員の役割や業務内容が定まっていないと、評価が主観的になってしまいます。そうすると評価者と従業員の間で認識のズレが生じて、不公平な感覚が芽生えかねません。だからこそ、ジョブディスクリプションが必要なのです。

    業務の内容が明確になっていれば、それができているか、どこまで実行できているかの評価をしやすくなります。

    ジョブディスクリプションと求人募集要項との違い

    人材採用の際に提示するという意味では近いですが、ジョブディスクリプションと求人の募集要項は大きく異なります。

    募集要項は雇用形態、勤務地、給与、簡単な職務内容の記載にとどまる一方で、ジョブディスクリプションは職務内容の詳細、責任の範囲、必要とされるスキルまでをできるだけ詳しく明らかにする役割を担っています。

    ジョブスディクリプションと比較すると、募集要項は業務内容よりも休日休暇や福利厚生など待遇に重きを置いているともいえるでしょう。

    ジョブディスクリプションが日本で注目される理由とは

    欧米で使われてきたジョブディスクリプションが、昨今、日本で注目されているのはなぜでしょうか。

    その理由は日本で長年根づいていた「メンバーシップ型雇用」にあります。新卒総合職採用をはじめとするメンバーシップ型雇用は会社に合った人材を採用してから、その人に任せる仕事を決める仕組みです。

    一方で、欧米の主流は「ジョブ型雇用」です。決まった職務のポジションに合わせて人材を採用する考え方で、求職者には基本的にその職務で活かせる経験や知識を求めます。

    日本でジョブディスクリプションが注目されているのは、このジョブ型雇用への移行が進んでいるからです。労働力人口の減少や価値観の変化で、メンバーシップ型雇用の前提となる年功序列や終身雇用が崩れ始めています。

    そのような背景からジョブ型雇用への移行が進み、ジョブディスクリプションの必要性も高まってきているのです。

    ジョブディスクリプション(職務記述書)に書くべき項目例

    ジョブディスクリプションには、決まったフォーマットがあるわけではありません。ここでは一般的な記載項目を紹介します。自社の業務内容や組織の特性に合わせて、求職者にわかりやすいように作成してみてください。

    職種・ポジション名

    最も目立つわかりやすい位置に、「インサイドセールス」や「インフラエンジニア」など、職種名(もしくは業務の概要)を書きます。

    「リーダー」や「マネージャー」などの役職も記載しておくとよいでしょう。業務内容の詳細についてはあとの項目に記載するため、できるだけ簡潔な表記にします。

    職種やポジション名を自社で独自の呼び方にしている場合、なるべく求職者がわかりやすいよう一般的な名称に置き換える必要があります。

    所属する部署・チーム

    どういった部署やチームに所属して業務を遂行するか、という情報も必要です。できる限り、どんなメンバーが何名くらい在籍していて、それぞれが担う役割は何か、など具体的に書けるとよいでしょう。

    上司と部下にあたる存在は誰なのか、どのように業務報告や申請・決済が進むのかなど、指揮命令系統(レポートライン)も求職者にとっては重要な情報です。

    求められる役割と責任範囲

    詳しい業務内容を伝える前に、業務全体を通してどういった役割が求められるのかも書いておきます。なぜその役割が必要なのか、背景や目的などもあわせて伝えられるとベストです。

    その職種もしくはポジションには、どこまでの権限が与えられていて、どういった領域まで責任を持って行動すべきかについても言及すると、より役割が明確になります。

    具体的な業務内容

    業務内容はジョブディスクリプションの中で最も重要な項目です。

    必然的に文章量が多くなりやすいため、ほかの項目よりも大きめのスペースを確保しておきましょう。

    表記の方法は自由ですが、優先度・発生頻度の高い業務から箇条書きで書いていくことが多いです。各業務の割合や時間配分、それぞれに求められるレベルも記載されていると、より求職者が業務内容をイメージしやすくなります。

    必要なスキル

    業務を遂行するために必要な能力や経験、資格も書きます。たとえば、学歴、語学力、マネジメント能力、プログラミング能力、業界経験、特定のツールの使用経験、免許、国家資格などです。

    能力の具体的な基準、経験年数、試験の点数、資格の等級についても記載します。業務において必須のスキルだけでなく、あれば歓迎・優遇されるスキルも書いておくとよいでしょう。

    仕事に対する姿勢や価値観など求める人物の特性も、必要であれば提示します。

    目標と評価方法

    業務に求められる成果目標と、それをどういった方法で評価するかも可能であれば記載します。目標は「半期での売上〇〇万円」など、何をどれくらい目指すのか具体的な内容が書けるとよいです。

    評価方法は、MBO、OKR、360度評価、コンピテンシー評価などが例に挙げられます。評価の回数や時期、基準もあわせて記載しておくと、よりわかりやすくなるでしょう。

    労働条件

    雇用形態、勤務地、給与、勤務時間、休日休暇、福利厚生などです。ジョブディスクリプションを社内のみで使用するなら書かないこともあります。

    しかし、採用でも活用するなら労働条件の提示が必要です。求職者と認識のズレがないよう、できるだけ詳細に書きましょう。社内で使用する場合でも、職務によって労働条件が異なる場合は記載しておいたほうがよいかもしれません。

    会社情報

    会社についての情報も、ジョブディスクリプションを社内だけで使う場合には必要ありませんが、採用に活用する場合は用意しておくと、求職者にとって親切です。主に、会社名、事業内容、沿革、企業理念などを記載します。

    ジョブディスクリプション(職務記述書)の書き方・具体例とは

    前述の項目例をもとに、ジョブディスクリプションの書き方・具体例をご紹介します。

    職種インサイドセールス リーダー
    所属部署営業部インサイドセールス課〇〇チーム
    自社の営業戦略に沿って、営業部長の指示に従い、チームメンバーを管理する
    役割新製品の販路拡大のため、商談数の最大化を目指し、自身とチームメンバーの成果に責任を持つ
    業務内容セミナーなどリード獲得施策の立案と実行
    電話・メールによる新規顧客へのアプローチ
    顧客情報と売上データの管理・分析
    チームメンバーの目標・進捗管理
    必要なスキル【必須】
    営業経験5年以上
    IT企業での就業経験1年以上
    5名以上のチームのマネジメント経験

    【歓迎】
    MAツール(=具体的な製品名)の利用経験
    基本情報技術者試験
    目標商談数 月間〇件 年間〇件
    評価半期ごとのOKRをもとにした成果評価
    年1回の360度フィードバックによる行動評価
    雇用形態正社員
    勤務地東京都渋谷区〇〇〇〇
    給与年俸〇〇〇万円
    勤務時間フレックスタイム制(コアタイム11:00~14:00)
    休日休暇完全週休二日制(土日) 年間休日130日
    慶弔休暇
    産後・育児休暇
    年末年始休暇
    リフレッシュ休暇
    福利厚生社会保険完備
    通勤手当
    資格取得手当
    フリードリンク
    会社情報株式会社〇〇〇〇
    20xx年に創業、〇〇をミッションに、ITソリューションの提供によるDX支援を主なサービスとして提供

    ジョブディスクリプション(職務記述書)の作成手順とは

    ここでは、新しくジョブディスクリプションを作成することになった場合の作成手順をご紹介します。

    求める人物像を固める

    まずは経営陣もしくは人事部で、必要としているポジションや求めるスキル・人物像などの方針を固めます。細かい部分を決める前に、組織としての全体像や各職種で共通している点を把握しておきましょう。

    必要なスキルについて各所にヒアリング

    会社としての方針が決まったら、現場の従業員に業務内容や必要なスキルをヒアリングします。ジョブディスクリプションに記載する内容は、業務の実態とズレないことが重要です。

    上司・マネージャーだけでなく、同じポジション、部下になるメンバーにも話を聞けるとよいでしょう。場合によっては、ほかの部署にもヒアリングすると客観的な意見が得られるかもしれません。

    ヒアリング内容を整理後、まとめる

    次にヒアリングした内容を経営陣もしくは人事部の手で整理し、会社の方針に照らし合わせて精査します。情報の優先度や要不要を判断してフォーマットに当てはめ、一度ここで形にしましょう。

    そして作成したジョブディスクリプションを、現場のマネージャーやメンバーに確認してもらい、改めて認識のズレを調整したら完成です。

    ただし、ジョブディスクリプションは一度つくったら終わりではありません。人事戦略や状況によって、業務内容は日々変化しています。そのため、定期的に見直し、アップデートしていくことが重要です。

    ジョブディスクリプション(職務記述書)を作成時の注意点

    ここまで読んでいただければわかる通り、ジョブディスクリプションの作成にはそれなりの手間がかかります。業務の中には明確に言語化されていない内容も多く、それを1つずつ聞いて整理する必要があるからです。

    これから作成しようと考えている場合は、人手と時間のリソースには余裕を持っておくとよいでしょう。そのほかにも、ジョブディスクリプションを導入・運用するうえでは、いくつかの注意点があります。

    未経験者の採用・育成が困難

    ジョブディスクリプションを前提にすると、未経験者の採用・育成が難しくなります。

    ある程度の知識や経験を持っている求職者でなければ、ジョブディスクリプションで提示した業務を理解できません。そのため入社後に仕事を一から教えていく採用・育成の方針には合わないのです。

    ジョブディスクリプションは、中途の即戦力採用が多い企業のほうが向いているといえます。

    ゼネラリストが育ちにくい

    総合職のような形でゼネラリストを育てるのも難しいです。あくまでもジョブディスクリプションは、業務やポジションに合ったスキルを持った人を登用し、専門性を活かしてもらうための仕組みとなっています。

    ジョブローテーションなどで頻繁に業務が変わるようではあまり意味がありません。同様に業務内容が日々変化するスタートアップ企業など、臨機応変な対応が求められる環境にも、あまり向かないでしょう。

    記載業務以外はやらない可能性も

    また別の視点として、業務内容を細かく定義するからこそ、それ以外の業務を積極的にやらなくなってしまうという弊害もあります。同僚同士で気を遣い、職種の壁をまたいでフォローする機会は減りやすいです。

    あらかじめ必要な業務や行動を明確にしておき、今まで以上に目標管理を厳密に行う必要があります。頻繁な部署異動が減ることにより、組織が硬直してしまう可能性もあるため、社内コミュニケーションの活性化が別途必要になるかもしれません。

    ジョブディスクリプションの書き方 まとめ

    ジョブディスクリプションは、欧米では一般的に使われている、業務に関する具体的な内容を記述した書類です。これを活用することによって、生産性の向上や公平な人事評価の構築につながるとされ、日本でもジョブ型雇用への移行に伴って注目を集めています。

    一方で、作成には手間がかかるうえに運用でも注意点が多く、今までメンバーシップ型雇用が主流だった日本企業で導入するのは大変です。だからこそ、これからジョブディスクリプションを作成する場合は、なるべく便利なツールに頼るといいでしょう。

    タレントマネジメントシステム『スマカン』は、従業員の情報を一元管理することで、組織の全体像を把握し、新規採用に必要なスキルなどを素早く割り出すことができます。

    現場の意見をヒアリングするために、アンケート機能もお役立ていただけます。ツールを活用して効率的にジョブディスクリプションを作成してみてはいかがでしょうか。

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