人事評価システムは導入すべき？ メリットと選定・比較ポイントも解説

人事評価システムとは、人事評価シートの配布から集計、分析までを自動化できるシステムです。人事評価の工数を削減するために、導入を検討している企業も多いでしょう。しかし、「本当に自社に導入すべきかわかっていない」「いくつかシステムを選定したものの、どれを選ぶべきかわからない」という担当者もいるかもしれません。

そこで当記事では、人事評価システムの導入時に知りたい概要について詳しく解説します。人事評価システム導入のメリット・デメリット、何ができるのか、システムの比較ポイントも紹介するので、企業の人事担当者や経営者は、ぜひ参考にしてみてください。

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人事評価システムとは

人事評価システムとは、人事評価シートの配布から集計、分析までを自動化できるシステムです。紙やエクセルで管理していた評価や目標を、システム上に集約することで、担当者の手間を省き、効率化を目指します。

人事評価システムによって運用の透明性が高まると、評価に対する従業員の納得度も高まるというメリットがあります。最近は、事業規模を問わず導入を始める企業が増えてきました。

人事評価システムの機能や特徴

人事評価システムには、評価業務を円滑に進めるためのさまざまな機能があります。代表的な機能と特徴をご紹介します。

全従業員評価の管理

人事評価システムでは、企業が保有する全従業員の人材情報をシステム上に集約し、管理・保管できます。基本的なプロフィール情報、経歴、スキルから過去の人事評価の記録まで、統一フォーマットでデータベース化しておけます。

評価シートについては、テンプレートから自社独自に設計できるものが多いです。これにより現在、社内にどのような人材がいるのかが、把握しやすくなります。

目標設定および進行管理

人事評価システムでは、個人や部署、チームなど、各自設定した目標の管理機能が搭載されている場合が多いです。現時点での達成状況やプロセスをグラフなどで視覚的に管理できるため、今後の対策を考えるのにも役立ちます。同時に、目標達成に向けた評価シートの作成、配布、回収、管理まで一括でできるので、運用の手間が省けます。

評価ワークフロー管理

人事評価システムには、ワークフロー機能も搭載されています。人事評価のワークフローとは、評価を進めるうえでの業務の流れのこと。企業ごとにオリジナルのフローを設計し、各項目で編集・閲覧権限をかけられるのが一般的です。「いつ誰が評価するのか」が客観的にわかり、各部署から評価を集計する際も便利です。

エクセルなどとの連携

もともとエクセルやほかのシステムなどで管理してきた評価データを、人事評価システムに取り込み再現できる製品もあります。反対に、システム上で集計したデータをCSVで書き出せるものも多いです。自社の運用方法や求められる社内への共有方法などに合わせて、使い勝手のいいものを選ぶといいでしょう。

人事評価システムの活用法

昨今は、さまざまな人事評価手法を取り入れている企業が多くあるでしょう。システムの活用で、管理できる代表的な評価手法についてご紹介いたします。多くの人事評価システムには、各評価手法に準拠したテンプレートがあらかじめ用意されていることが多いです。

MBO評価

MBOとは「Management by Objectives」の略です。従業員1人ひとりが設定した目標を企業などの組織目標とリンクさせ、その達成度に応じた評価によって人材マネジメントを行っていくものです。多くの人事考課で採用されている人事評価方法です。

OKR評価

OKRは「Objectives and Key Results」の略です。目標と主要な結果をリンクさせ、目標設定、進捗確認、評価をMBOより短い期間で行います。企業と従業員が同じ方向を向き、優先順位を明確にしたうえで、計画的に進める点に特徴があります。頻繁に目標に対する評価をするので、効率的に運用していく必要があり、システム向きといえます。

コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、職務別に高い成果を生み出す行動特性（コンピテンシーモデル）に沿った人事評価です。近年採用している企業も多く、テンプレートから自社の経営方針に合った独自のコンピテンシー項目を設定できるシステムもあります。

360度評価

360度評価とは、経営者や管理職・マネジメント層だけでなく、同僚や部下など、複数の評価者により多面的に評価する手法です。さまざまな立場の考えや見方が反映されるため、評価される従業員が不満を感じにくいといえます。上手に活用すれば所属企業への信頼度が増し、エンゲージメントの向上にも役立ちます。

人事評価システムの導入メリット

人事評価システムを導入すると、システムを使わない場合と比べてどのようなメリットがあるのでしょうか。

業務の効率化

今までエクセルや紙で人事評価を運用してきたのなら、とくに大きなメリットがあるといえます。評価者への配布や回収、進捗がシステム上で一括で管理できるからです。また、提出が遅れている評価者にアラートを出せるものもあります。

評価者となる従業員の負担も軽減し、残業時間の削減にもつながるでしょう。散らばった情報の集計や分析機能があるシステムなら、ヒューマンエラーも防止できるため、作業の正確性も高まります。

評価の見える化

システムで評価フローを共有できていると、評価の過程や基準に対する理解度が増し、公平性の高い人事評価につながります。

不透明な評価運用を放置してしまうと、従業員は会社に対して不信感を抱き、しまいには離職に至ることもあります。従来より評価の透明性を高め、従業員から納得が得られるようにするためには、人事評価システムの導入は有効でしょう。

従業員のモチベーションアップ

評価の透明性が増し、社員が公平に評価されていると認識するようになると、モチベーションやエンゲージメントが大幅に向上します。「努力すれば努力した分だけ評価される」という前向きな気持ちで仕事に取り組めるようになるからです。結果的に業務パフォーマンスや、企業全体の士気も向上するでしょう。

最適な人材配置が可能に

エクセルや紙で行ってきた人事評価をシステム化すると、管理に追われていた業務を本来の評価業務に集中できるので、評価の質が高まる傾向にあります。加えて集計や分析機能を活用すれば、客観的なデータをもとに経営戦略に沿って最適な人材配置を考えられるようになります。

とくに多くの従業員を抱える大企業の場合は、部署異動も慎重に行う必要があるでしょう。グループ会社を横断するような大幅な人材配置も、シミュレーション機能によって、戦略を練ることができます。

人事評価システムは導入すべき？

実際に人事評価システムが必要となるのは、どのような企業や組織でしょうか。自社の状況によって異なり、あくまでも目安ですが、従業員数を基準にご紹介します。

従業員10人以下の企業はあまり必要ない

従業員が10名に満たない企業や組織は、無理に人事評価システムを導入する必要はないかもしれません。

全従業員がどんな仕事をしているのか、自然と把握できるような小規模な会社は、エクセルや紙の管理の方が効率的な場合もあります。システムを導入しても、コストに見合うだけの効果が得られない恐れがあります。

従業員50人以上の企業は必要

50人以上の従業員を抱えており、経営層が従業員全員の業務内容を把握できないようなら、積極的に人事評価システムの導入を検討すべきでしょう。

システム導入により、従来のエクセルや紙の管理から業務から解放されると、業務が効率化し、将来的に業績や売上にも貢献する可能性があります。とくに、これから業務拡大を予定している企業は、今のうちに人事評価制度を整えておくと、あとで混乱が少ないです。

人事評価システムの選び方【比較に役立つチェックポイント】

ひと口に人事評価システムといっても、さまざまなものがあり、迷われているかもしれません。自社に必要な機能が備わっていることはもちろんですが、比較検討の際は以下の8つのポイントに着目してみてください。

1．価格

自社の予算の範囲内に収めるのは大前提ですが、長期的に運用することを考えて、多方面から検討しましょう。初期費用やランニングコスト、サポートなどオプションの追加による加算料金など、全体でいくら費用が発生するのか確認する必要があります。

また、人事評価システムの導入の際よく聞かれるのが「実際は使わない機能をつけてしまった」という失敗です。システムは、使わなければ費用対効果が見込めず、業務の効率化は目指せません。自社が求める機能を吟味し、本当に必要な機能だけをつけられるプランを選ぶことが重要です。

2．使いやすさと見やすさ

人事評価システムは、全従業員に使用してもらうことが多いため、誰でも簡単に操作できるものがいいです。UI（ユーザーインターフェース）デザインや操作性に優れており、データ入力や項目の追加などの際に悩まずストレスを感じにくいものを選ぶといいでしょう。

導入前にトライアル期間が設けられている場合は、従業員にも触ってもらい使い勝手を確かめるなど、導入後の運用を見越してよく吟味するのがおすすめです。

3．従業員規模

人事評価システムの中には、従業員数に応じて中小企業向けと大企業向けがあります。

中小企業が大企業向けの多機能のものを導入してしまうと、機能を使わずに持て余してしまう可能性が高いです。これは評価対象とする従業員数にもよるため、実際の運用を踏まえて、自社に適したシステムを見極めましょう。

4．評価手法

MBOやOKRなど、すでに実施している評価手法や評価方法がある場合は、とくに注意が必要です。あらかじめ、テンプレートの有無や現在の評価シートを再現できるかなどを確認しましょう。

また、人事評価だけでなく人材マネジメント全体を効率的に運用したい場合は、タレントマネジメントに強みがあるシステムが便利です。

5．カスタマイズ性

システム製品によっては、会社独自の評価基準や項目を設定できるものもあります。導入目的に沿って自由にカスタマイズできるものを選びましょう。

6．提供形態

人事評価システムの提供形態は、クラウド型・パッケージソフト型・オンプレミス型と大きくの3種類に分けられます。それぞれの特徴を理解し、自社に適したものを選ぶのがポイントです。

ネット環境がある場所ならどこでも使えるクラウド型は、比較的短い期間で導入できます。ソフトウェアをインストールするパッケージソフト型は、安価に提供されていることが多いですが、カスタマイズ性に乏しく、インストール済みの機器でしか使えないという点がデメリットです。自社にサーバーを設置する必要があるオンプレミス型は、一般的にカスタマイズ性に優れているものの、初期費用がかかり導入まで時間を要する場合もあります。

7．システム連携

新たに人事評価システムを導入する場合、既存の人材データを移行する際に膨大な時間と手間がかかります。したがって、エクセルや現在利用しているシステム・データベースの中身が取り込めるかは重要なポイントです。また、人事評価の結果が出力できるかなども確認するといいでしょう。

8．サポート体制

いくら使い勝手のよいシステムを導入したとしても、利用中に不明点が出てくることもあるでしょう。困ったことがあった際、電話やメール、サポートサイトなどですぐに解決できる状態にあると安心です。人事評価制度の見直しや人事業務全般に関する課題解決に向けたコンサルティングまで対応している企業もあるため、自社に必要なサポート体制をよく検討しましょう。

また、サポートの手厚さによって追加料金が発生する場合もあります。予算に応じて事前によく確認しておくのが重要です。

人事評価システム導入前の注意点

自社に適した人事評価システムを導入するにあたって、注意すべき点があります。4つのポイントをご紹介します。

目的・予算・時期を決める

「人事評価業務を効率化したい」「人事評価制度を見直し、自社のタレントマネジメントを進めたい」など、いつまでに何を実現したいのかを明確にしましょう。上述の通り、提供形態によって、導入コストや導入までのスピードが異なるので、ある程度の予算とスケジュールを組んでおくと比較の際に迷いが少ないです。目的・予算・時期に見合った製品を選びましょう。

運用ルールを決める

人事評価プロセスのどこまでをシステムで運用するのか、誰がどこまでの権限を持ち管理するのかを決めておくと、運用後に混乱が少ないです。すべてシステム化する場合と一部システム化する場合では必要とする機能が異なり、製品選びに大きく関わります。また、製品によっては権限を細かく設定できるものもあるため、スムーズに運用できるよう権限の範囲やルールもあらかじめ指定しておくといいです。

人事評価制度との相性

人事評価システムによっては、現在自社で運用している評価シートを再現できない可能性があります。現在の運用に合わせてカスタマイズできるかなど自由度を調べましょう。

自社に合わないと、導入時に想像以上に時間がかかり逆に非効率だったということにもなりかねません。現在の評価シートやシステムを完全に移行する場合、とくに注意が必要です。

従業員への事前説明

人事評価システムを正式に導入する前に、従業員へ丁寧に説明を行ってください。今後、運用の見直しや評価フローに変更があるなら、給与や昇進、業務の進め方に関わる重要な点なので、情報を共有する必要があります。。事前に想定できる懸念点などが出てきたら、意見をくみ取り、全員が納得した状態で導入することが大切です。

人事評価システム選びに迷ったら

人事評価システムを選ぶ際に重要なのは、自社が求めている機能の有無とシステム連携を含む現在の評価制度との相性です。課題や目的を明確にして、上述の比較ポイントと照らし合わせ、検討するといいでしょう。

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